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Excel在人事管理中的高效運(yùn)用

發(fā)布時(shí)間:2019-08-16 來源: 感恩親情 點(diǎn)擊:


  摘 要 本文用具體的實(shí)例分析Excel在人員花名冊中計(jì)算、取值達(dá)到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢。
  【關(guān)鍵詞】Excel 表格 人事管理 應(yīng)用
  1 Excel概述
  要使許多復(fù)雜問題變簡單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如:知道教師的身份證,需要從身份證中取出該老師的出生年月日,首先,我們要知道身份證有18位構(gòu)成,假如身份證號碼在E列,把出生日期放在F列,此時(shí),選中E列的第四行,然后按回車鍵即可。
  公式的含義:
  MID(E4,7,4)表示取年份,E4表示從E4單元格中取值,7表示從E4單元格中的第7位開始取,4表示取4位數(shù)值,同樣的道理,MID(E4,11,2)表示取月份,從E4單元格中第11位數(shù)開始取,取2位數(shù)值,MID(E4,13,2)表示取日期,從E4單元格中第13位開始取,取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。
  接著上述的例子,我們在G列存放年齡,選中G列的第四行,在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF(MONTH(TODAY())>=MONTH(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4)-1)”,然后按回車鍵即可。
  2 實(shí)例演示
  統(tǒng)計(jì)面臨退休的教師,按國家規(guī)定男職工滿60周歲,女職工滿55周歲當(dāng)月辦理退休手續(xù)。通過設(shè)置條件格式來提示人事處負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的辦事人員在近3年的一個(gè)聘期中即將要退休的人員。
  為“年齡”區(qū)域設(shè)置條件格式,首先選中單元格J4,單擊菜單欄“格式”選項(xiàng),選擇“條件格式”對話框,在對話框中“條件1”選項(xiàng)框中選擇“公式”,在其右邊的公式框中輸入公式:“=OR(AND(B4="男",G4>=57),AND(B4="女",G4>=52))”,然后在“條件為真時(shí),待用格式如右圖所示:”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體,“淺藍(lán)色”背景,單擊“確定”,返回“條件格式”對話框。再單擊“確定”,完成對單元格G4的設(shè)置,選中單元格G4,單擊常用工具欄中的“格式刷”,向下拉花名冊中的整列,即可完成格式的復(fù)制。同時(shí),男職工大于57歲,女職工大于52歲的人員也就顯示出來。
  以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。
  VLOOKUP也是一個(gè)非常有用的函數(shù),它的作用是:在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值,并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。比如:兩張表,sheet1是人員花名冊,有姓名、性別、出生日期等若干項(xiàng):
  3 結(jié)束語
  至此,我們對Excel在日常工作中有了更進(jìn)一步的了解,但這只是辦公自動(dòng)化軟件強(qiáng)大功能的冰山一角,我們將在工作中不斷實(shí)踐、研究,才能在工作中用得更廣泛,從而提高工作效率。
  參考文獻(xiàn)
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  [2]楊小華.高校人事統(tǒng)計(jì)信息工作存在的問題及對策[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2009,108-110.
  作者單位
  麗江師范高等?茖W(xué)校 云南省麗江市 674100

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