摘 要：教育信息化的快速發(fā)展促進了高等學(xué)校的檔案管理工作格局的變化。由于信息化校園推動的發(fā)展趨勢，首先要進一步推動檔案管理的信息化建設(shè)，這也是當(dāng)前高校檔案管理工作的一項非常重要的任務(wù)。然而在當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)并沒有引起高度重視，缺乏專業(yè)人才，缺少投入經(jīng)費等等很多問題存在于高校檔案管理信息化建設(shè)中，這嚴(yán)重阻礙了對檔案信息化建設(shè)的正常發(fā)展。在這樣的背景下，筆者先對高等學(xué)校檔案管理信息化的意義進行分析，再進一步探討高等學(xué)校檔案信息化管理過程中存在的問題，最后提出加快高等學(xué)校檔案信息化管理的策略。
　　關(guān)鍵詞：信息化;高職院校;對象
　　前言
　　高校檔案就是投身到教學(xué)、科研、管理、基本建設(shè)等教學(xué)活動，直接形成的對學(xué)校、社會與師生員工具有保存價值的不相同文字、圖表、聲像等不一樣的形式、不一樣載體的歷史記錄。高校檔案是對學(xué)校的發(fā)展歷程進行的記錄與反映，是對學(xué)校教育質(zhì)量與管理水平進行評估與衡量的關(guān)鍵依據(jù)。當(dāng)今社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的數(shù)字化是高等學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展的必經(jīng)之路。
　　1 高等學(xué)校檔案管理信息化的意義
　　在學(xué)校檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在進行管理檔案中，先掃描同時進行加工處理檔案，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進行管理、利用、統(tǒng)計與開發(fā)檔案信息資源，設(shè)立檔案資源信息庫，做到檔案的管理信息化，更好利用檔案，這就是高等學(xué)校檔案管理信息化。在高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量上，檔案管理水平上，檔案管理工作效率上都能起到更好的提高作用，能更加方便且快速和更高效地服務(wù)于學(xué)校的管理、教學(xué)、科研。作為高等教育信息化建設(shè)的不可缺少的組成部分，檔案管理信息化成為高等學(xué)校的更加完善管理更科學(xué)的體現(xiàn)。為了能更快發(fā)展高等學(xué)校檔案事業(yè)，在檔案信息的數(shù)字化、檔案管理的科學(xué)化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化上，高校檔案管理的需要加快速度。
　　2 高等學(xué)校檔案信息化管理期間存在的問題
　　2.1 沒有足夠重視，不健全的管理體制
　　 比較于教學(xué)、科研等工作，高等學(xué)校的檔案管理工作通常被看做不是主要的工作。無聲無息，不張揚是檔案管理形成的工作方式，學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)通常不是很重視檔案的工作。在宣傳檔案上的強度不夠，不少人認(rèn)為紙質(zhì)就是檔案。當(dāng)代將檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與工作人員分配到高校檔案館（室），然而檔案管理、人員配置的具體制度上存在缺陷，導(dǎo)致檔案管理工作目前主要內(nèi)容是收集和記錄表面階段，低效率管理和利用檔案，趕不上當(dāng)代信息化校園管理的腳步。
　　2.2 缺少投入經(jīng)費，基礎(chǔ)設(shè)施配備不全面
　　現(xiàn)代已經(jīng)進入信息化時代，檔案的載體呈現(xiàn)出各種各樣，檔案資源的信息化趨勢也越來越強。在當(dāng)代辦公的基礎(chǔ)上，需要將信息化技術(shù)引進來，然后管理需要系統(tǒng)化。即使將計算機、復(fù)印機等基礎(chǔ)的檔案設(shè)備分配在高校檔案館（室），然而對于信息化資源管理、利用的需求是不能達到的。缺少投入檔案管理工作經(jīng)費，造成缺乏檔案管理系統(tǒng)軟件、掃描儀、數(shù)據(jù)處理等設(shè)備，造成檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理不能成為現(xiàn)實，檔案工作還是停留在原地。
　　2.3缺少檔案信息化領(lǐng)域?qū)�業(yè)人才，信息化技術(shù)力量不雄厚
　　現(xiàn)階段，多數(shù)是兼職人員、轉(zhuǎn)崗人員從事高等學(xué)校檔案員，和專業(yè)不相符合，造成高校檔案人員具有的系統(tǒng)的檔案與信息技術(shù)專業(yè)理論知識與技能并不突出，阻礙了進一步提高管理檔案的水平。縱使掃描原始紙質(zhì)檔案材料，然而在進行處理數(shù)據(jù)與管理數(shù)據(jù)庫上的速度無法保持一致，不能進行科學(xué)合理地進行管理，對于高等學(xué)校檔案信息化發(fā)展的需求不容易實現(xiàn)。
　　3 加快高等學(xué)校檔案信息化管理的策略
　　3.1增強認(rèn)識高等學(xué)校檔案管理，對檔案管理制度進行建立、健全
　　 作為學(xué)校發(fā)展的重要組成部分之一的高校檔案管理工作，對于檔案管理工作的重要性，高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上需要進一步提高，在宣傳力度上也需要進一步提高，對于管理高校檔案的工作需要引起重視。在黨委或校長領(lǐng)導(dǎo)、檔案行政管理部門管理與各學(xué)院、部門積極參與的三級管理目標(biāo)責(zé)任制需要進行建立起來，實現(xiàn)“三納入”“四同步”，在學(xué)校計劃和規(guī)劃、管理制度、相關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)涉及到檔案管理工作。建設(shè)信息化校園中涉及檔案信息化建設(shè)，建立長效機制，保證建設(shè)高校檔案館（室）的發(fā)展能更長遠(yuǎn)。
　　3.2 提高投入經(jīng)費，提高建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)施
　　在某些高等學(xué)校檔案管理的相關(guān)辦法中提出了明確的要求：要將檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備分配到檔案機構(gòu)中，需要專門建立專項經(jīng)費，為了能快速建立數(shù)字化檔案館（室），保證檔案信息化建設(shè)的速度能和學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)的速度一致。在提高高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)上，需要提高投入經(jīng)費，設(shè)置好檔案管理信息化管理系統(tǒng)、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化硬件設(shè)備，另外，為了能順利開展檔案信息化建設(shè)需要適時升級、更新?lián)Q代多媒體設(shè)備。
　　3.3 對檔案員隊伍進行優(yōu)化，提高信息化技術(shù)力量
　　在開發(fā)高校檔案人力資源上，引入人才，并增強培訓(xùn)，將擁有專業(yè)的檔案管理知識，同時掌握計算機數(shù)據(jù)庫建設(shè)的復(fù)合型人才引入到檔案員隊伍中，對現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)進行改善。另外，對現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)骨干要加強培訓(xùn)，多鼓勵，營造更好的學(xué)習(xí)氛圍，使檔案員隊伍的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)能繼續(xù)提升，培養(yǎng)出一批復(fù)合型人才。檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是加大建設(shè)數(shù)據(jù)庫。首先需要建立檔案文件目錄的數(shù)據(jù)庫，其次對于檔案的數(shù)字化工作進行開展，最后就是設(shè)置高質(zhì)量的全文信息資源數(shù)據(jù)庫，使檔案的信息化管理得以實現(xiàn)，這就是三步走戰(zhàn)略。
　　4結(jié)語
　　在高校中，管理檔案是一項系統(tǒng)化的工程，牽涉很多方面，例如學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、師生服務(wù)等。對于檔案管理的觀念需要繼續(xù)更新，需要更加注重和投入高校檔案工作，將檔案專業(yè)和信息化技術(shù)人才積極引入到其中，進行科學(xué)布局、科學(xué)籌劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，推動高校檔案管理工作更好地發(fā)展。
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