摘 要：隨著科學(xué)水平的提升，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的信息化建設(shè)在各行各業(yè)開展的如火如荼。當(dāng)前檔案信息化管理工作已成為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是全面提升檔案工作不可缺少的重要舉措。本文對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)問題進(jìn)行了探討。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；制度；數(shù)據(jù)
　　檔案管理是事業(yè)單位日常工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展和信息化水平的不斷提高，檔案管理信息化建設(shè)速度越來越快。需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理工作的信息化水平，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理。
　　1 檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　而隨著信息化時(shí)代的到來，人們對(duì)檔案的應(yīng)用也提出了新的要求，這些都需要適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，提高檔案的科學(xué)化管理水平。檔案是事業(yè)單位開展工作、管理事務(wù)、處理問題中所形成的歷史資料，能夠?qū)Ρ締挝�、本領(lǐng)域制定發(fā)展規(guī)劃、落實(shí)發(fā)展措施提供參考依據(jù)。檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項(xiàng)重要信息都需要妥善保管，需要不斷進(jìn)行更新和存儲(chǔ)，以便于隨時(shí)查閱并發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案信息化的具體含義是指將檔案內(nèi)容以及和檔案管理相關(guān)聯(lián)的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行數(shù)字化處理，然后利用信息技術(shù)進(jìn)行傳輸和管理，這樣能夠確保檔案資源被最大程度的利用。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理措施，必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能更好利用檔案資料，檔案資料的價(jià)值體才能現(xiàn)出來。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化工具對(duì)日益激增的檔案資料進(jìn)行信息化管理，是很多事業(yè)單位檔案管理的重要工作項(xiàng)目。只有構(gòu)建完善的檔案資源管理系統(tǒng)才能不斷對(duì)檔案系統(tǒng)的信息進(jìn)行更新，利用對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源向檔案資源的有效轉(zhuǎn)化，能夠?qū)�檔案信息進(jìn)行整合，完善檔案資源管理。
　　2 檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
　　2.1 提高檔案管理信息化意識(shí)
　　信息化的快速發(fā)展，要求事業(yè)單位檔案管理部門重視檔案管理信息化，了解檔案管理信息化的重要性，需要檔案管理部門強(qiáng)化自身職能，將檔案編研工作成果和企業(yè)資料維護(hù)方式，檔案的利用率主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)知誤區(qū)。明白檔案管理信息化是保證事業(yè)單位檔案事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的必然選擇，樹立以信息化促進(jìn)檔案發(fā)展的理念，研究事業(yè)單位檔案管理信息化的新路徑，針對(duì)本單位檔案管理信息化中遇到的困難，集思廣益，在人力、物力、財(cái)力上給予支持，對(duì)本單位檔案管理信息化進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，確保本單位檔案管理信息化順利進(jìn)行。檔案管理人員可以通過交流學(xué)習(xí)的方式，吸取省級(jí)單位、向檔案管理信息化建設(shè)做的好的單位經(jīng)驗(yàn)，了解更多的檔案管理信息化建設(shè)方法和手段，結(jié)合各自單位實(shí)際情況加以利用。此外，可以在明確分工的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果與福利待遇掛鉤，以提高檔案管理人員主動(dòng)進(jìn)步的積極性。
　　2.2 完善檔案管理信息化建設(shè)制度
　　推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是保證檔案管理工作科學(xué)、合理開展的必要保證，也是提升企業(yè)自身管理水平的需要。重視檔案管理工作，不斷探討摸索適合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制，不斷強(qiáng)化和完善檔案管理機(jī)制，建立一套系統(tǒng)性較強(qiáng)、操作性較強(qiáng)的管理機(jī)制建立檔案管理信息化建設(shè)制度，在結(jié)合本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)明確，職責(zé)清晰，所有的操作環(huán)節(jié)，每個(gè)崗位每位人員的工作標(biāo)準(zhǔn)都、有標(biāo)準(zhǔn)可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯(cuò)的概率，保證檔案資料在信息化建設(shè)中能夠準(zhǔn)確、完整地保存下來。檔案管理部門要將檔案管理工作與日常工作相結(jié)合，通過日常工作的開展檔案管理的重要性宣傳和教育，使得大家積極參與檔案管理工作，為檔案的搜集、歸檔、維護(hù)提供支持。同時(shí)，檔案管理的監(jiān)管制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入制度，并對(duì)各類檔案信息加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關(guān)信息，從而降低檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)安全性得到保障。
　　2.3 注重檔案管理信息化創(chuàng)新
　　傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)信息為主的，一些單位不敢進(jìn)行改變，只采用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行信息管理，這樣做的缺陷便是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息積累越來越多。因此，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新，保證它能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作當(dāng)中出現(xiàn)的失誤。管理人員應(yīng)重視電子文件管理內(nèi)容的變化，要求對(duì)檔案管理工作中設(shè)計(jì)的各類信息的收集、整理與應(yīng)用方法有著準(zhǔn)確的認(rèn)知，能夠有效使用軟件進(jìn)行操作，精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)適應(yīng)當(dāng)前移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的現(xiàn)實(shí)需求。通過檔案信息化管理，建立完善的錄入以及查詢體系，做到一站式管理和一鍵式服務(wù)，提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案信息咨詢能力。其次，要注重提升檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)的能力，改變過去被動(dòng)回應(yīng)需求的狀態(tài)，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)越性，主動(dòng)服務(wù)單位發(fā)展和管理。這樣做，極大的方便了工作人員進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，在進(jìn)行檔案信息的管理調(diào)度時(shí)，也能夠極大的節(jié)約時(shí)間，提升查詢的效率。才能夠極大的增加檔案管理的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)缺失或者泄漏等現(xiàn)象。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，從傳統(tǒng)的“單純保管”上升到“信息服務(wù)”的理念。
　　2.4 增加信息化建設(shè)科技含量
　　檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將有用的檔案信息由紙質(zhì)文件夾上遷移到計(jì)算機(jī)上，進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。有效應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。因此，需要輔助先進(jìn)的設(shè)備和手段來盡快完成這一轉(zhuǎn)變過程。通過多功能掃描儀、ORC智能識(shí)別技術(shù)等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用B/S結(jié)構(gòu)模式對(duì)檔案信息進(jìn)行分析處理和管理應(yīng)用。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)高科技、高智能化的檔案管理模式和高效能、全方位的服務(wù)能力，，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的更大價(jià)值。
　　2.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)
　　檔案管理工作的信息化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度，在相關(guān)管理人員具有理想的信息化能力與素養(yǎng)的前提下，才能實(shí)現(xiàn)理想的管理科學(xué)化。為了提高檔案科學(xué)化管理水平，需要深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加大有關(guān)檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)力度，努力培養(yǎng)他們的工作責(zé)任感和綜合素質(zhì)水平，真正提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，使檔案信息資源更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理工作人員自身也應(yīng)努力充電，時(shí)刻關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，對(duì)新引人的信息化檔案管理理念與軟件進(jìn)行研究實(shí)踐，以此勝任檔案管理工作要求。
　　3 結(jié)語(yǔ)
　　總的來說，檔案管理信息化建設(shè)能提高檔案管理的工作效率。因此，需要對(duì)檔案管理工作給予高度重視，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)水平與檔案管理技術(shù)，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]王海龍.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化，2016.
　　[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].東方企業(yè)文化，2015.
　　作者簡(jiǎn)介
　　戴霞（1979-），女，本科，館員，主要從事檔案管理工作。
　　盧琳（1986-），女，本科，工程師，主要從事工程項(xiàng)目資料管理工作。

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