摘要：檔案管理信息化已經成為基本趨勢，高職院校應當從實際情況出發(fā)，建立信息化的檔案管理工作體系，創(chuàng)新高職檔案數(shù)據信息的管理方法，從而滿足高職院校師生的檔案應用需求，發(fā)揮檔案數(shù)據信息的實用價值。
　　關鍵詞：高職;檔案管理;信息化
　　大數(shù)據時代為高職院校檔案管理工作提供新契機，高職檔案管理正在向著信息化的方向快速發(fā)展，當前應當圍繞著高職檔案管理的特征與現(xiàn)狀，總結高職檔案管理工作的有效策略，從而滿足高職院校發(fā)展需要。
　　1.高職檔案數(shù)據信息的現(xiàn)狀
　　1.1增長迅速
　　隨著高職院校教育教學改革的加快進行，高職院校的數(shù)據信息含量不斷增加，高職院校的文件、聲像、實物與數(shù)據信息的數(shù)量以幾何級數(shù)向上增長，這使得高職檔案管理工作的壓力加大，高職需要完善信息化的檔案管理體系。
　　1.2分布廣泛
　　高職數(shù)據信息分布廣泛，而且普遍的存在著多源異構特征。特別是在國家大力發(fā)展高職教育的情況下，高職數(shù)據信息的來源日益呈現(xiàn)多樣化，高職數(shù)據信息的類型也較為豐富，這些包括教學、后勤、管理、行政、黨務、財務的數(shù)據信息使得高職數(shù)據信息管理工作更加復雜多樣。
　　1.3低價值性
　　高職院校的數(shù)據信息來源多樣，面對復雜多樣的信息化環(huán)境，高職數(shù)據信息的價值含量相對較低，為了保持高職檔案數(shù)據信息的全面性，還要下大力氣維護高職數(shù)據的歷史價值，并且在利用的過程中還要進行必要的數(shù)據檢索，因此存在著高職數(shù)據信息量與價值不成正比問題。
　　2.高職檔案信息化管理問題
　　2.1檔案工作被邊緣化
　　高職院校有限的教學資源主要用于革新教學設備，豐富高職教學資源，以及與企業(yè)進行互動化的實踐教學條件配置上，這使得高職院校對檔案管理的重視不足，沒能從高職檔案信息化的趨勢出發(fā)為高職檔案管理工作配置必要的軟硬件設備。還有的高職院校的檔案管理人才不足，現(xiàn)有的檔案管理人員不懂得信息化檔案管理操作方法，因此影響高職檔案管理工作的效率，不利于達到信息化檔案管理工作的具體要求。
　　2.2檔案管理方式落后
　　還有的高職院校的檔案管理方式落后，不少高職院校的檔案管理還停留在紙制檔案管理的階段，高職檔案管理沒能充分的運用信息技術提高檔案管理的效率，不能運用大數(shù)據時代的信息技術進行高職檔案信息的充分挖掘，也沒能圍繞著高職師生的需要進行針對性的檔案數(shù)據信息資源的供給，當前高職檔案信息化水平還有待提高，還要更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作理念，全面提高信息化環(huán)境下檔案管理有效性。
　　2.3安全防護技術不足
　　安全防護技術不足，高職院校信息化檔案管理系統(tǒng)的安全性相對較低，高職檔案在網絡空間運行時存在較大安全隱患，或者因為高職信息檔案的安全技術級別低，以及因為操作人員不掌握正確的信息化檔案操作方法，造成了大量的高職檔案信息冗余，以及高職檔案信息的違規(guī)操作問題，使得高職信息化管理不適應大數(shù)據時代的數(shù)據挖掘與數(shù)據共享需要。
　　3.高職檔案信息化管理策略
　　3.1完善管理機制
　　提高高職檔案管理信息化建設水平，需要在大數(shù)據的理念下創(chuàng)新高職檔案管理機制，構建新型的檔案管理工作模式，依靠標準化的檔案管理制度促進高職檔案管理有序運行。首先，在大數(shù)據的理念下樹立大檔案觀，改變過去以文書檔案管理為主的思路，全面加強高職日常運行數(shù)據信息的收集力度，形成完善的高職院校、科研、后勤等部門的健全數(shù)據信息收集機制。其次，樹立以用戶為中心的檔案管理工作理念，實現(xiàn)對檔案數(shù)據信息的全面開發(fā)，科學的挖掘檔案數(shù)據信息的應用價值，從而符合更多用戶的需求。第三，還要完善身份編碼機制，加強檔案信息系統(tǒng)使用者身份的識別，從而在身份驗證的基礎上分配檔案應用權限，達到對檔案集中管理，以及達到合理劃分檔案信息使用權限的目標。
　　3.2建立共享平臺
　　提高檔案數(shù)據信息運用的有效性，還要高職院校搭建一個標準化和統(tǒng)一的檔案數(shù)據信息的運行平臺，借助智能化的平臺實現(xiàn)檔案數(shù)據信息的全面共享，滿足高職院校教育教學與日常管理工作對檔案數(shù)據信息的應用需要。首先，為了有效的消除信息孤島，要求對高職院校的辦公系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)進行整合，從而形成統(tǒng)一的高職檔案數(shù)據信息的運行平臺，在共享數(shù)據信息中心的管理下實現(xiàn)數(shù)據信息的統(tǒng)一供給和管理。其次，對高職院校的所有數(shù)據信息進行歸類整理，開發(fā)優(yōu)質的高職數(shù)據庫，從而加強高職各部門之間的數(shù)據信息的有效流通。第三，還要建立一個統(tǒng)一的門戶平臺，將各部分管理系統(tǒng)的軟件、數(shù)據信息和網絡資源有機的結合起來，形成統(tǒng)一的檔案管理工作平臺，形成一個優(yōu)質的檔案信息入口，達到消除技術難關的目標。
　　3.3加強網絡防護
　　提高檔案管理工作水平，有效滿足高職院校檔案管理安全性的需要，還要全面加強高職院校檔案管理的防護體系，在高職校園數(shù)據信息、機密文件、師生個人隱私不被泄露的基礎上全面提高高職檔案信息管理的有效性。首先，保證網絡系統(tǒng)不會挨次，全面加網絡基礎工程的建設，提出具體的防護目標，運用當前較為流行的防火墻與入侵檢測系統(tǒng)進行安全防范。其次，圍繞著信息技術向著云計算與互聯(lián)網數(shù)據共享的發(fā)展趨勢，全面加強高職院校網絡防護中心建設，從而在專業(yè)的安全測試、應用交付控制器與數(shù)據庫實時監(jiān)控系統(tǒng)的輔助下完成檔案數(shù)據信息的監(jiān)控工作，有效的提高高職院校檔案信息在網絡運行的安全級別。
　　3.4加強信息宣傳
　　提高網絡環(huán)境下高職數(shù)據信息管理安全有效性，還要全面高職院校師生的信息化意識，注重通過信息技術有效的轉變高職院校師生應用信息化檔案的意識。首先，加強高職院校師生參與高職檔案信息建設工作的力度，形成良好的宣傳教育氛圍，促進高職院校師生積極配合相關檔案信息化的建設工作。其次，圍繞著高職院校師生對高職院校檔案使用的實際需求，明確智能化的管理模式和服務模式，以便達到信息資源配置合理化的目標。第三，還要針對部分師生的信息化水平不高的問題進行專門培訓，提高高職院校師生對檔案數(shù)據信息進行有效檢索的能力，從而解決高職院校檔案管理系統(tǒng)運行不暢和使用不足的問題。
　　結論：
　　大數(shù)據時代高職檔案管理的主要問題在于信息化設備與運行體系的不足。因此應當完善高職檔案管理信息化建設機制，創(chuàng)新高職檔案管理工作方法，著力加強高職檔案資源配置能力，從而滿足高職檔案管理現(xiàn)實需要。
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