淺議基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點(diǎn)擊:
【摘要】基層疾控中心的檔案管理滯后,今后的工作重點(diǎn)是:改革創(chuàng)新檔案管理機(jī)制,加強(qiáng)專兼職人員崗位培訓(xùn),促進(jìn)提高信息化建設(shè),實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)計算機(jī)化,加強(qiáng)檔案硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入,促進(jìn)疾控工作的發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】基層疾控檔案管理;人才;利用率低
當(dāng)前許多基層疾控中心的檔案管理還比較滯后,需要使用檔案材料時難查找,很難發(fā)揮檔案材料的功能和效用。改革創(chuàng)新疾控機(jī)構(gòu)檔案管理機(jī)制,成為當(dāng)前疾控檔案管理的迫切任務(wù)。疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化就是從以檔案實體保管和利用為重點(diǎn),轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字材料化存儲和提供服務(wù)為重心,從而使檔案工作進(jìn)一步向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化轉(zhuǎn)變。做好疾病控制檔案管理工作,加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),固定檔案管理模式,規(guī)范檔案存儲,提高檔案質(zhì)量,提高服務(wù)水平,發(fā)揮檔案作用,為疾病防控和突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急處置提供科學(xué)依據(jù)。
一、基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理中存在問題
(一)管理意識薄弱,檔案利用率低。部分檔案管理人員管理意識和服務(wù)意識不夠,對檔案管理墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀,或者管理制度不嚴(yán),借閱隨意,有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作少過問、不關(guān)心、無要求,缺乏檢查和督促,使檔案管理人員失去工作動力。單位檔案管理經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、場地投入不夠,檔案管理工作人員的能力水平也受到制約,只是將文件資料進(jìn)行簡單的歸檔和整理,沒有發(fā)揮檔案的實際價值。
。ǘn案管理投入不足,設(shè)備落后。檔案設(shè)施陳舊,近年來,基層疾控中心相繼增建了房屋,改善了實驗室辦公條件,實驗室儀器設(shè)備、衛(wèi)技人員人員能力建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施的投入逐年提高,但是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性認(rèn)識不足,對單位檔案工作投入還不夠,檔案信息管理設(shè)備落后,沒有達(dá)到國家規(guī)定的“八防”要求,密集架、溫度濕度控制、“八防”設(shè)施、刻錄機(jī)、掃描儀、移動硬盤等檔案管理設(shè)備尚未普及,有的雖已添置了計算機(jī)等設(shè)施,但沒有充分開發(fā)利用。導(dǎo)致近年的檔案信息可以存放,而前些年的檔案信息卻不知所蹤。
。ㄈ┤狈I(yè)的檔案管理人員;鶎蛹部貦C(jī)構(gòu)沒有檔案專職人員編制,缺乏選拔機(jī)制,年齡較大的任職、缺乏專業(yè)知識,且多為身兼數(shù)職人員兼任;有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,專兼人員不安心本職工作,對工作缺乏熱情,不清楚其間的重要性,認(rèn)為檔案工作沒前途,產(chǎn)生“做檔案工作低人一等”的錯誤想法,檔案兼職人員干幾年就會轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)科室,造成其職位的缺乏連續(xù)性,使其工作變成了機(jī)械性的、重復(fù)的情況檔案人員對專業(yè)認(rèn)識不多,能力不強(qiáng),只是把檔案進(jìn)行簡單的編碼排序,甚至忽略對檔案的分類管理;
二、改進(jìn)和提高檔案管理水平是形勢發(fā)展的要求
。ㄒ唬n案管理信息化是信息發(fā)展的趨勢。把檔案從紙質(zhì)的載體變?yōu)殡娮虞d體是科技發(fā)展的必然,可以大幅度提升檔案管理水平和利用率。《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中提出要加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)要求,《中共中央、國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》,提出要建立實用共享的醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng),這是大勢所趨,加快檔案信息化建設(shè),順應(yīng)信息時代和社會發(fā)展。
。ǘn案信息化有利于檔案資料的永久保存。原始的紙質(zhì)檔案,管理不善就容易變質(zhì)損壞,如果把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng),不僅保管方便,而且可以長期保存。
。ㄈ┓奖銓π畔①Y料的提取和利用。檔案管理信息化目的是歸檔保存疾病防控資料數(shù)據(jù),為政府疾病防控、處置公共衛(wèi)生突發(fā)事件決策和科研工作提供參考依據(jù),檔案工作必須通過檔案利用來體現(xiàn)其服務(wù)性。疾控機(jī)構(gòu)檔案材料一般由文件、各類報表、疾病防控預(yù)案、疫情處置、救災(zāi)防病工作調(diào)查處理報告及實驗室檢驗報告等構(gòu)成,具有原始記錄、價值保留、集中存儲、隨時查詢、增值效用等性能,建設(shè)一個高質(zhì)量的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng),開展信息化管理,需要時可以隨時提取,簡捷方便,不會遺失,很大程度上減少了人為損耗,節(jié)約時間和成本。
三、如何提高基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)
。ㄒ唬┨岣邔︶t(yī)療檔案建設(shè)的認(rèn)識,完善規(guī)范制度規(guī)范管理。對檔案管理重要性的認(rèn)識,不僅一般檔案管理人員認(rèn)識不到位,部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視也不足,表現(xiàn)在人員配備不當(dāng),要求不嚴(yán),經(jīng)費(fèi)不夠,不重視其作用。實現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理,制定完善規(guī)章制度,明確中心檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責(zé),實行檔案管理分級負(fù)責(zé)制度。
(二)培訓(xùn)現(xiàn)有人員掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)。搞好檔案信息化的關(guān)鍵是人才,工作崗位之中人才的培養(yǎng)提供才是重中之重。人才從哪里來?一是在現(xiàn)有人員上挑選年紀(jì)輕、有一定文化、責(zé)任心強(qiáng)的人進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和一般疾病控制專業(yè)知識,讓他們在崗位上鍛煉。二是從大學(xué)畢業(yè)生中吸收優(yōu)秀網(wǎng)絡(luò)人才,在工作中熟悉掌握疾控機(jī)構(gòu)的專業(yè)知識(醫(yī)學(xué)院畢業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人才更好),經(jīng)過一段時間實踐,這些人會成為基層疾控機(jī)構(gòu)信息化管理的主力軍。
。ㄈ⿲崿F(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化。是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)和提高檔案系統(tǒng)利用功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。
。ㄋ模┘訌(qiáng)檔案軟件硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入。軟硬件跟不上,實現(xiàn)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理便成為一句空話。硬件設(shè)施包括計算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、移動硬盤、密集架等設(shè)備,以及設(shè)計合理、設(shè)備齊全的庫房;軟件包括管理檔案應(yīng)有的軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檔案查詢軟件、信息安全軟件等。如果因經(jīng)費(fèi)限制,先購買主件,以后逐年增配,做好內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè),力爭把檔案管理的軟硬設(shè)備配齊,這是完全應(yīng)該而且可以做到的。
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