【摘要】檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作，它對高校的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐，不僅是必然趨勢，也是建設(shè)數(shù)字化校園的必要途徑，因此，探討高校檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)很有必要。
　　【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；信息化建設(shè)；要點(diǎn)
　　信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，尤其在高校檔案的管理工作中發(fā)揮了重要的作用，不僅提升了檔案管理工作的效率和水平，更使得檔案資源的價值得到了充分的體現(xiàn)，推動了高校教學(xué)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
　　一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　傳統(tǒng)檔案管理模式的不足已經(jīng)對高校檔案管理工作造成了不小的影響：紙質(zhì)載體不易保存，信息容易受損、遺失，查找起來麻煩等等。而信息化建設(shè)能夠大大規(guī)避這些問題，首先檔案信息保存更加便捷，檔案是寶貴的信息資源，電子存儲具有信息容量大、占用空間小等特點(diǎn)，不易損壞，穩(wěn)定性大幅度提升。這是傳統(tǒng)管理所不能比擬的。其次工作效率大大提高，利用相關(guān)軟件就可以進(jìn)行網(wǎng)上歸檔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，同時縮短了檢索查閱的時間，準(zhǔn)確率也很高，另外信息共享更暢通，如今在信息技術(shù)的推動下，資源共享更方便、更快捷、更有效，信息的作用發(fā)揮得更充分，提高了檔案的利用率，為工作的順利開展提供了有力的保障。最后拓展了工作的服務(wù)領(lǐng)域，檔案管理的開放性越來越受重視，利用信息技術(shù)在第一時間里就可以完成科學(xué)的管理，給出合理的配置方案，為廣大師生提供的服務(wù)更高效、更優(yōu)質(zhì)化。
　　二、高校檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)分析
　　（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化建設(shè)離不開硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的支持，高校需要增加成本投入，為信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)，比如掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等，這都是必備的設(shè)施，同時還要注意更新?lián)Q代，使其滿足軟硬件操作平臺和操作系統(tǒng)運(yùn)行的需求，以免影響工作。在很多高校，更多的是做到了與校園網(wǎng)絡(luò)的對接，不太重視軟硬件的投入，導(dǎo)致檔案信息化管理實(shí)效不高，因此高校需要加大經(jīng)費(fèi)投入，改善現(xiàn)狀，使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)、完善。除此之外重視技術(shù)更新，檔案信息化是要實(shí)現(xiàn)檔案的收集、歸檔、整理、應(yīng)用等環(huán)節(jié)的自動化，所以技術(shù)支持是必需的，確保校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間進(jìn)行檔案信息自由存儲和交換。
　�。ǘ�）建立健全檔案管理制度。健全、完善的管理制度是工作的保障，可以使檔案管理工作更加科學(xué)、更加規(guī)范，提高檔案管理效率，提高檔案使用率。首先高校應(yīng)該通過制度，調(diào)動工作人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理工作。其次，明確工作人員職責(zé)，分工到人，使檔案管理機(jī)構(gòu)做到高效率、有組織、有紀(jì)律，保證工作井然有序、科學(xué)有效，避免工作中推諉、敷衍等問題的出現(xiàn)，大大提高工作效率，為檔案管理信息化建設(shè)提供制度保障。
　　（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，給人們帶來方便的同時也給一些不良分子提供了可乘之機(jī)，使得計算機(jī)的安全性成為需要首要解決的問題。造成不安全因素的出現(xiàn)一方面是客觀因素，一方面是人為因素。對于軟件設(shè)計不嚴(yán)密而出現(xiàn)的漏洞，極易遭到攻擊，給工作造成一定的影響，因此高校要積極主動地采取措施，盡可能地保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定安全地運(yùn)行，定期更新殺毒軟件、使用防火墻、設(shè)置密碼等，阻斷外部侵入。另一種情況是人為因素，所以要對工作人員進(jìn)行嚴(yán)格要求和監(jiān)管，把損失降到最低，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性能。
　�。ㄋ模┘訌�(qiáng)服務(wù)功能的提升。讓檔案為師生提供服務(wù)，才能夠體現(xiàn)檔案的價值，才是檔案管理的最終目標(biāo)，而不是讓它們沉寂在無聲的世界里，因此，提升服務(wù)功能也是高校檔案管理信息化建設(shè)的一個方向，高校應(yīng)該逐漸推進(jìn)檔案開放的進(jìn)程，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，一是把不涉及機(jī)密的檔案開放，滿足師生的需求。其次，注重智能化檢索，縮短檢索時間，提升檢索效率。
　�。ㄎ澹┙ㄔO(shè)高素質(zhì)的隊(duì)伍。一方面加大在職人員的培訓(xùn)與教育力度，有組織性與計劃性地開展相關(guān)的進(jìn)修與培訓(xùn)活動，使其業(yè)務(wù)水平和信息處理能力有所提高，知識結(jié)構(gòu)得以更新，能夠準(zhǔn)確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強(qiáng)主動開發(fā)利用檔案資源的意識，以此滿足信息化建設(shè)的需求。其次，由于電子文件的管理與歸檔、儲藏檔案的網(wǎng)絡(luò)利用與數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，需要將檔案知識與計算機(jī)知識加以融合，這就要求高校積極引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，并對其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，確保檔案管理信息化與計算機(jī)技術(shù)的完美結(jié)合。
　　三、結(jié)語
　　高校檔案管理工作關(guān)系到高校的發(fā)展，因此必須加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，保證檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)化與規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學(xué)，2012（02）：254-258+263.
　　[2]滕水蓮.淺議高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題與對策[J].天津科技，2012（02）：44-45.
　　[3]譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J]. 科技資訊，2015（11）：144.

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 檔案管理 要點(diǎn) 高校 分析