鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設途徑研究
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點擊:
【摘要】隨著科學技術的發(fā)展,網絡技術的應用越來越廣,加強信息化建設已經成為各行各業(yè)發(fā)展當中重要的一個環(huán)節(jié)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的日常管理當中,檔案管理是其重要組成部分。在檔案管理當中加強信息化建設,對檔案管理發(fā)展有著重要的意義。但根據調查發(fā)現,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設現狀與建設需求之間還存在著差異。
【關鍵詞】信息化建設;檔案管理;建設途徑
檔案管理信息化,就是運用現代信息技術對檔案進行整理、儲蓄以及歸納的一種管理手段。檔案管理信息化將傳統(tǒng)的實體檔案逐漸轉向電子信息檔案,更加便于檔案的查取,轉調,為檔案管理工作帶來極大的便利。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設工作是開展基層檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),對檔案管理工作的建設有現實意義。
一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設的必要性
在政府的檔案管理工作當中,隨著時間的積累,其所涉及到的資源以及數據越來越多,為檔案管理工作帶來了很多困難。檔案管理信息化建設能夠有效地降低工作難度,提高檔案資源的利用率。在檔案管理信息化建設當中,其包含的內容是非常多的,主要分為三個方面:第一方面,將檔案信息資源有實體檔案向數字化方向進行調整,錄入相關的數據,完善相關數據儲存。第二方面,在對檔案信息接收的時候,要對信息化軟件進行錄入,并且運用相關的信息化技術對其進行整理,然后儲存,在進行使用的時候,可以通過轉發(fā)電子郵件的形式,完成檔案的調動,節(jié)省時間。第三方面,構建信息共享機制,建設統(tǒng)一服務平臺,將相關檔案儲存在其中,在需要運用的時候能夠查找出來,從而提高檔案資源的利用率。
檔案信息化管理有非常多的優(yōu)點,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設,有利于對檔案進行統(tǒng)一的管理,在工作人員將信息化檔案進行整理分類之后,在查找相關的檔案時,只要在相關平臺上輸入關鍵詞,就可以查找出所需的檔案,大大節(jié)省了查找時間,也方便管理者對其進行管理。在檔案管理當中,采用信息化技術對其進行管理,將實體檔案轉成信息化檔案,就可以減少實體檔案所占用的空間,讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公時有更大的空間來發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的價值,除此之外,加強信息化檔案建設,還能夠增加檔案保管時間,減少檔案保管當中所發(fā)生的丟失、損壞現象。由此可見,在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理當中加強信息化建設的重要作用。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設的途徑
(一)加強信息化檔案管理理念。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要加強對檔案信息化建設的重視,提高檔案信息化建設意識,不斷地進行深入探究,挖掘出更多的信息化資源,加快信息化檔案建設的步伐。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要本著為人民服務的精神,以百姓的需要為工作準繩,制定在檔案信息化建設當中的目標,增加檔案信息化建設的資金投入,并且成立檔案信息管理人以及相關部門,指派專人負責這項建設工作,從而實現檔案信息化管理建設的目標。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府當中的各個部門還要根據發(fā)展的需要,對信息化檔案進行優(yōu)化,加強檔案的登記以及整理歸納工作,提升檔案資源利用率。
(二)建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網絡檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設當中,首先要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案進行網絡化,這樣才能夠對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進行信息化管理。因此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府首先要建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網站,網站當中的內容要與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的政策相關,并且要及時更新,以確保信息的準確性,在網站當中,建立檔案管理頁面,并且將紙質的檔案文件經過掃描,存儲到計算機當中,安裝其所屬類型進行分類管理,在網頁上將各個檔案之間建設內在聯系,使彼此之間能夠進行互相交流,這樣,讓使用者在網站上進行檔案搜索的時候,能夠快速準確查找到相關文件,并且檔案文件顯示比較全面。如戶籍部分構件的戶口檔案就可以與保險部門的保險檔案進行關聯,補充完善個人的檔案資料。
。ㄈ┩晟茩n案信息管理制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設,對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府當中的管理環(huán)境以及管理規(guī)范提出了新的要求,這使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理模式發(fā)生了改變,促進了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的管理良性發(fā)展。完善信息檔案管理制度,是促進檔案信息化的重要條件,在建設信息化檔案的過程當中,檔案管理部門要重視信息化檔案建設工作,加強檔案信息化的管理,結合信息化檔案的特征以及相關管理規(guī)律,制定出符合信息化檔案管理的制度,對制度進行不斷完善,并且做好信息化管理制度的考核,明確崗位責任,設立監(jiān)督部門并且設立相關的激勵制度,使信息化檔案管理工作人員能夠明白自身的責任,對相關的管理制度能做到銘記于心。相關的管理部門還要在管理的過程當中,落實相關制度的管理情況,不斷地對其進行改進完善,確保信息化管理制度的先進性以及科學性。
三、結束語
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設的實施,能夠有效發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源的價值,但是在信息化檔案的建設過程當中,相關部門人員也要加強對信息化技術的學習,能夠熟練運用信息化技術對檔案進行管理以及檢查,以避免出現不法分子盜竊檔案信息的事情發(fā)生,保護人們的利益。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要結合自身的管理情況,為檔案管理信息化建設制定方案,使信息化檔案管理能夠有效服務人民。信息化檔案管理還要依據技術的發(fā)展,進行不斷探索以及優(yōu)化改進,以適應鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息管理的需要,從而實現信息化管理的目標和要求。
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