摘要：Excel的查找、篩選、計算等功能十分適用于普通高校成人教育教材、圖書資料庫，Excel的使用便于管理人員查找教材、統(tǒng)計學(xué)員教材分發(fā)、教師用書情況、清點庫存，便于管理者了解書庫情況。Excel在成人教育教材管理中的運用大大提高了教材庫的使用效率。
　　關(guān)鍵詞：Excel；成人；教材；管理
　　中圖分類號：G807.4　文獻標識碼：A　文章編號：1006-3315(2011)1-158-001
　　
　　Microsoft Excel(電子表格，以下均稱Excel)以其出色的統(tǒng)計、篩選等功能在普通高校成人教育教材管理中發(fā)揮著重要的作用，由于成人教育教材品種多、數(shù)量大、流動性強，涉及教師用書等多種情況，不適合用大型圖書館圖書管理的軟件，筆者經(jīng)過實踐發(fā)現(xiàn)Excel非常適合普通高校成人教育教材的管理，它對硬件要求不高，操作簡便。用Excel可將教材管理人員從繁瑣的進進出出、抄抄寫寫中解脫出來，將更多的精力投入到教材的收集、開發(fā)、篩選中。
　　
　　一、操作方法
　　
　　按照成人教育涉及的系、專業(yè)、年級設(shè)置文件夾，即一個系一個文件夾，然后又設(shè)專業(yè)子文件夾。打開程序菜單中的Excel，即打開一個工作簿的一個表格�？筛鶕�(jù)年級的多少設(shè)置工作簿。我院一般為三年制，因此設(shè)置三個文件簿。
　　1.購入圖書的管理
　　將購入的各類教材歸人大類。比如，中文系統(tǒng)一人Z*，數(shù)學(xué)系統(tǒng)一人S*，公共課統(tǒng)一人G*。將打開的一個工作表設(shè)分類號、書名、出版社、出版時間、著者、單價、入庫時間、出庫時間、數(shù)量、存放地點、學(xué)員反饋信息、備注等欄目，將新購入教材按所列欄目逐項填入。當(dāng)然各類教材購置情況不同，細分程度也不同，還可按其他方法設(shè)置。一張工作表有365列，設(shè)的欄目越多，檢索入口就越多，查找起來就越容易定位。當(dāng)然工作量也加大許多，所以應(yīng)以庫存的需要而定。一張工作表不夠，還可隨時插入工作表。
　　2.學(xué)員領(lǐng)取教材的管理
　　由于成人學(xué)員流動性大，缺勤率高，每學(xué)期初班主任從書庫領(lǐng)取的教材有時不能如數(shù)發(fā)到學(xué)員手中，因此就需要班主任提供準確詳細的學(xué)員領(lǐng)取教材名單，以便在學(xué)員畢業(yè)時，與財務(wù)科核對學(xué)員領(lǐng)取教材的價格，從而確定教材費。因此，將每個專業(yè)的學(xué)員名單建立一個工作簿，設(shè)學(xué)員姓名、領(lǐng)取教材名稱、時間、價格，該學(xué)員每學(xué)期領(lǐng)取教材后，如數(shù)登記，這樣到學(xué)員畢業(yè)時，很快就能統(tǒng)計出學(xué)員所用教材情況及價格。
　　3.教師用書管理
　　成人教育的特點決定了教材的變化較快。因此，在每個班級確定教材后，任課教師要及時領(lǐng)取教材，以便備課。因此為了讓教師及時領(lǐng)取教材，做到不漏領(lǐng)、不重領(lǐng)，同樣與學(xué)員一樣建立一個工作簿，設(shè)教材名稱、版本號、出版社、出版時間、授課教師、領(lǐng)取時間、單價、教師反饋信息等欄目，教師領(lǐng)取后進行登記，這樣就使得教師用書得到規(guī)范管理。
　　4.書庫的管理
　　對于書庫的管理，需要與電腦中數(shù)據(jù)統(tǒng)一起來，將書架按各系類別統(tǒng)一編號，如中文系的統(tǒng)一編成Z—1、2、3等。將教材按類別擺放在相應(yīng)的位置，同時在購入圖書庫中存放地點欄登記，這樣就使教材管理人員很快找到所需的教材。
　　5.綜合信息
　　對于成人教材有其使用靈活的特點，在購入教材庫和教師用書庫中加入學(xué)員和教師反饋信息欄，可以收集教師及學(xué)員對該教材使用情況的反饋信息，這些情況都為教務(wù)處和系領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)，反映較好的教材繼續(xù)使用，不好的及時調(diào)整。
　　
　　二、主要功能
　　
　　1.目標查找：表格有許多檢索入口，所設(shè)欄目中任何一項內(nèi)容均可作為查找對象。在常用單欄中點編輯，下拉菜單中點查找，在查找框中鍵入欲查找的內(nèi)容，在查找框中鍵入書名的關(guān)鍵字“中國文學(xué)史”，即可看到“中國文學(xué)史”單元格呈黑框顯示，還可看到分類號、書號、出版社、學(xué)員使用情況等其他內(nèi)容。查找其他項亦如此，這種方法很容易找到所需的信息。
　　2.流通管理：學(xué)員在領(lǐng)取教材時，在領(lǐng)取者欄鍵入姓名、領(lǐng)取時間，當(dāng)學(xué)員畢業(yè)時，很快就能核算出該學(xué)員教材使用情況，迅速核算出教材費用。
　　3.數(shù)據(jù)篩選：Excel的篩選功能對于統(tǒng)計十分有用。先選中欲統(tǒng)計數(shù)據(jù)的區(qū)域(該區(qū)域包括標題欄即書號、書名、出版社、學(xué)員領(lǐng)取情況……這一欄)，在常用菜單欄上點“數(shù)據(jù)”，下拉菜單中點“篩選”，再點自動篩選。選中區(qū)域標題欄單元格右邊出現(xiàn)一個倒黑三角，點擊黑三角，選中區(qū)域的內(nèi)容(不包括相同的)均出現(xiàn)在一個下拉框中。選中符合要求的那個，Excel自動將與該選中的項目有關(guān)的內(nèi)容列出。
　　將已做好的這個教材使用數(shù)據(jù)備份到各班主任手中，班主任能很便捷地查到全班學(xué)員的教材使用情況，及時與教務(wù)處、財務(wù)科等相關(guān)部門核對學(xué)員畢業(yè)前教材使用情況，還可將此表發(fā)到學(xué)員手中，便于學(xué)員核對本人的教材數(shù)量，畢業(yè)時使自己的教材全部領(lǐng)到手中。
　　Excel在成人教育教材管理中使用十分成功，各系教師、班主任、學(xué)員對教材和管理非常滿意，過去在教材發(fā)放過程中，由于是人工統(tǒng)計，往往容易出現(xiàn)差錯，畢業(yè)時核對教材數(shù)量不符，經(jīng)常引起不必要的糾紛，通過Excel的使用，使教材發(fā)放、回收、統(tǒng)計、書架擺放實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，大大方便了廣大班主任及學(xué)員，同時也大大提高了書庫的利用率。

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