酒店合同保管規(guī)定

　 1、所有合同要統(tǒng)一編號管理。

　 2、所有合同原件一式兩份，對方一份，我方一份，我方一份暫交由財務室統(tǒng)一保管，執(zhí)行部門留復印件，以便合同履行。

　 3、合同簽定前，相關部門簽署意見書，合同執(zhí)行過程中，與對方的通信函、傳真、執(zhí)行單據(jù)、驗收報告書等作為合同附件一并交由財務存檔保管。

　 4、簽訂合同時若采用傳真方式簽訂的，應將傳真件復印后，我方單位在復印件上簽字，傳真件作為備查資料留存財務。

　 5、所有合同移交財務室時，應辦理相關移交手續(xù)，移交雙方在合同收件薄中簽字，合同收件薄由財務室制定，采取訂本編號式。

　 6、合同借用時應在財務室辦理借用手續(xù)。

　 7、本酒店合同屬于酒店資料，各部門負有保密責任，任何人不得復印、轉借他人閱讀，各部門只能查閱本部門業(yè)務范圍內(nèi)的合同，若借閱其他部門合同需經(jīng)分管領導或總經(jīng)理批示，方可借閱，部門或個人違反此條規(guī)定按有關酒店保密原則進行處理。

　 8、每份合同執(zhí)行完畢后，部門應將復印件交回財務室并辦理手續(xù)。

　 9、財務室定期對合同清理，凡執(zhí)行完畢的合同，應將原件、傳真件、部門簽署意見書、執(zhí)行憑單一并歸檔，并建立檔案目錄，以便查閱，檔案保密期限按相關會計制度執(zhí)行。

　 10、本酒店合同原件上、復印件等均由專人保管(部門、財務室均由專人保管)，保管人工作變動或離崗時，應辦理相關合同移交手續(xù)，由部門負責人負責監(jiān)交。

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