醫(yī)院 聲像檔案管理規(guī)定

　 聲像檔案直觀地記錄了事物的原貌，是文字記錄的補充，與文字材料一樣是單位檔案的組成部分。為加強聲像檔案的管理，充分發(fā)揮 聲像檔案在醫(yī)院工作活動中的作用，特制訂本規(guī)定。

　一、歸檔范圍

　1、上級領(lǐng)導(dǎo)對本單位的工作進(jìn)行視察或檢查時形成的聲像材料; 2、本單位召開的重要工作會議和重大活動中形成的聲像材料; 3、本單位外事活動中形成的聲像材料; 4、本單位為進(jìn)行各類宣傳教育而拍攝、錄制的具有保存查考利用價值的聲像材料; 5、本單位重大事件、事故、異�，F(xiàn)象拍攝的聲像材料; 6、與其它載體有密切聯(lián)系的有保存、查考、利用價值的聲像材料。

　二、歸檔要求

　1、歸檔的聲像材料必須是原版、原件。

　2、聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚，并加必要的說明。

　3、照片材料必須影像相符，由底片、照片、文字說明三部分構(gòu)成。說明部分包括: ①事由:指照片影像所反映事件、事物的情由; ②時間:指事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示;

�、鄣攸c:指被攝物所在的具體地點; ④人物:指照片影像上主要人物、姓名、身份; ⑤背景:指對揭示照片影像主題具有一定作用的背景: ⑥攝影者:指照片的拍攝單位和拍攝人。

　以上要求文字簡潔，語言通順，一般不超過 200 字。并以照片的自然張為單元編寫說明，如一組(若干張)聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。凡加總說明的照片分別寫簡要的分說明并注※號。說明采用橫寫格式，并要分段書寫;單張照片說明在照片正下方書寫，也可在照片的右側(cè)或左側(cè)寫;總說明在第一張照片的上方書寫;大照片的說明可另紙書寫與照片一同保存;反轉(zhuǎn)底片說明應(yīng)在插袋式芯頁上書寫。

　4、錄音帶、錄像帶，須注明當(dāng)事人姓名、事由、錄制時間、錄制內(nèi)容、錄制人、盤數(shù)及帶長、型號、編號及保管期限等內(nèi)容。

　5、聲像材料的說明必須用毛筆或碳素、藍(lán)黑墨水鋼筆書寫。

　6、聲像材料的歸檔時間須按聲像材料形成特點，由主辦部門或經(jīng)辦人及時整理歸檔。

　三、聲像材料的整理

　1、必須保持聲像材料之間的有機聯(lián)系，以一張(盒、盤)或一組密不可分的材料為一個保管單位(案卷)。

　2、聲像材料按照片、錄音、錄像不同的載體、年代、問題分類整理，保持前后一致，不能隨意變動，其代符各為 ZBP、LY、LX。

　3、照片應(yīng)與說明一同整理，底片(負(fù)片和反轉(zhuǎn)片)單獨整理，分別固定在芯頁上組成案卷，一般 30 芯頁為宜。

　4、案卷目錄以照片的自然張或有總說明的若干張為單元填寫，卷內(nèi)目錄中的照片題名應(yīng)在保證基本要素的前題下，將文字寫成照片名稱，一般不超過 50 字。

　5、卷皮可用文書檔案卷皮或?qū)Ｓ镁砥�，案卷題名概括案卷內(nèi)全部照片基本主題。

　6、案卷的裝訂應(yīng)完整、齊全、標(biāo)準(zhǔn)、美觀。

　7、錄音、錄像帶如同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒(或盤)，應(yīng)統(tǒng)一編號，每盒(或盤)再編分號;若一盒(或盤)內(nèi)錄制了若干內(nèi)容，則編一個號，再按順序詳細(xì)注明每一內(nèi)容、起止時間。

　8、錄音帶、錄像帶的盒套外要貼上標(biāo)簽，寫明編號、事由、題目、講話人、錄制日期、錄制人、盒數(shù)、參見號、帶長、型號、保管期限等。

　9、檔號的編寫應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編、空號現(xiàn)象。底片可編流水號，標(biāo)在底片袋的右上方，按順序插入底片冊內(nèi)。

　四、聲像檔案的保管

　1、聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，黑白底片入庫前要進(jìn)行水洗、上光，接觸底片的人應(yīng)戴潔凈的手套，防止污染底片，對不合格的聲像材料，需經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫。

　2、照片、底片冊，錄音、錄像帶均應(yīng)按順序立放于柜架上，不能擠壓。錄音、錄像帶每隔 6—12 個月?lián)弦淮�，避免粘連，如發(fā)現(xiàn)錄音、錄像帶變形、斷裂、磁粉脫落、照片發(fā)黃、霉變等現(xiàn)象，要及時

　采取措施加以補救。

　3、聲像檔案需密封，放入防磁柜內(nèi)(照片除外)，做到防火、防強光、防塵、防磁、防熱、防潮、防低溫、防盜等。庫房溫度保持在14—24℃，濕度保持在 40-60%之間。

　4、聲像檔案的利用需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門或個人不得擅自借出、復(fù)制、消磁和涂改。

　5、聲像檔案的保管期限應(yīng)與同一卷號不同載體的檔案保管期限保持一致，對保管期限屆滿，需銷毀的聲像檔案，按有關(guān)規(guī)定辦理。

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