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公司規(guī)定、文件、報告管理規(guī)定

發(fā)布時間:2020-07-24 來源: 讀后感 點擊:

 公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 1 目的與范圍 為了使公司各項工作都有明確的書面規(guī)定,以提高各部門的工作效率和標準化程度,本規(guī)定對公司的規(guī)定、文件、報告的編制、批準、修改、廢除及保管等程序做出統(tǒng)一的、合理的規(guī)定,適用于各部門。

 2

 定義 規(guī)定:為了公司經(jīng)營活動能正常進行,對特定范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)或事務(wù)制定的具有約束力的行為規(guī)范。

 紅頭文件:應(yīng)公司上級主管部門要求,公司對某個活動或過程的陳述、總結(jié)或意見;發(fā)布公司內(nèi)部重大的決定。

 報告(或請示):公司向上級主管部門對某個活動、過程的告知或反映意見。請示則要求上級作答復。

 3 規(guī)定的分類

  公司的規(guī)定分三類,順序按 6.4.3 的規(guī)定。具體內(nèi)容如下:

  公司規(guī)定、文件、報告的規(guī)定

  組織規(guī)定

  業(yè)務(wù)規(guī)定 4 管理職責 4.1

 總經(jīng)理或副總經(jīng)理對經(jīng)其批準的規(guī)定、文件、報告的正確性和適應(yīng)性負責,并負有監(jiān)督檢查部門對規(guī)定執(zhí)行情況的責任; 4.2

 管理部長對經(jīng)其審核的規(guī)定、文件、報告的相容性負責;

  4.3

 總務(wù)辦對經(jīng)其審核的規(guī)定、文件、報告編號和格式的正確性負責; 4.4

 部長對本部門編制的規(guī)定、文件、報告的正確性和完整性負責,并負有全面貫徹各項規(guī)定使本部門員工熟知其內(nèi)容并正確理解、持續(xù)執(zhí)行的責任。對其他部門發(fā)行的關(guān)聯(lián)文件同樣有責任推進在本部門內(nèi)的宣傳、貫徹及執(zhí)行。

 4.5

 規(guī)定、文件、報告的編寫人對其內(nèi)容的準確性和格式的正確性負責; 4.6

 文件保管員對保持規(guī)定的有效狀態(tài)負責。

 5

 管理內(nèi)容 5.1

 規(guī)定、文件、報告的編號辦法

 5.1.1

 公司遞送給上級部門的紅頭文件、報告的編號工作由總務(wù)辦統(tǒng)一編寫,文件頭統(tǒng)一用平高公司全稱。部門簡稱為:本部門名稱的第一個漢字+字(如銷售部用“銷字”)。

 [ ]號內(nèi)注明實施的年份,[ ]號后注明編號。

 5.1.2

 公司內(nèi)部發(fā)布的規(guī)定編號由總務(wù)辦統(tǒng)一編制,分類辦法見附件 1。

 5.2

 規(guī)定、文件、報告的編制和會簽 5.2.1

 規(guī)定的編制者應(yīng)明確地表述該規(guī)定的目的與適用范圍。

  5.2.2

 規(guī)定的編制者應(yīng)保證其編制的規(guī)定有可操作性,對不作規(guī)定就可能影響產(chǎn)品質(zhì)量、降低工作質(zhì)量和效率的環(huán)節(jié)必須做出明確規(guī)定。在規(guī)定的實施過程中,為了控制各個步驟可以制定事務(wù)指導書、作業(yè)指導書、作業(yè)手順書等。

 5.2.3

 規(guī)定編寫的初稿應(yīng)先由本部門會簽,再送交各相關(guān)部門(規(guī)定中內(nèi)容涉及到的部門)的負責人及相關(guān)領(lǐng)導(主管領(lǐng)導)會簽,直接涉及員工切身利益的規(guī)定還需征求工會的意見(由管理部長判斷),會簽單見附件 2。會簽后,編制或修訂部門將最終稿及其電子版(.doc 格式)一同交管理部總務(wù)辦?倓(wù)辦在兩個工作日內(nèi)向編寫部門反饋意見。編寫部門對相關(guān)部門提出的意見應(yīng)采納或給予解釋,如達不成一致,由編制部門匯總各部門意見反饋給總經(jīng)理,由總經(jīng)理裁決。特殊情況下,總經(jīng)理無法短時裁決的,可由管理部按總經(jīng)理指示組織相關(guān)單位研討。對于定期修改規(guī)定,在規(guī)定三年到期日前無法達成一致時,該規(guī)定自動升版。研討工作由管理部跟蹤相關(guān)單位繼續(xù)推進。

 5.2.4 規(guī)定會簽的時限及要求 a

 新編規(guī)定會簽時,各部門會簽時間≤七個工作日(手冊類規(guī)定≤十五個工作日) 公司領(lǐng)導會簽時間≤四個工作日(手冊類規(guī)定≤七個工作日) b

 修改(定期/更新)規(guī)定會簽時,各部門≤四個工作日(手冊類規(guī)定≤七個工作日) 公司領(lǐng)導≤二個工作日(手冊類規(guī)定≤四個工作日) c

 會簽人員出差時,可發(fā)電子版進行會簽,無異議或編制/修訂人將意見修改完畢后,可交由他人進行代簽。

 5.2.5 各部門代表公司向上級主管部門報送的紅頭文件和報告,經(jīng)總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準后,由管理部總務(wù)辦統(tǒng)一編號并審核格式。

 5.3 規(guī)定、文件和報告的批準 5.3.1

 各部門編寫的規(guī)定應(yīng)經(jīng)本部門負責人在會簽單上簽字。

 5.3.2 規(guī)定、紅頭文件和報告在發(fā)布前必須經(jīng)總經(jīng)理/副總經(jīng)理確認并簽字或蓋章。

 5.4

 生效 5.4.1

 總經(jīng)理簽發(fā)的批準日即為生效日(實施日),除非另有規(guī)定實施日期。

 5.4.2

 新規(guī)定實施后,同位規(guī)定中,原規(guī)定若有與新規(guī)定相悖的內(nèi)容,以新規(guī)定為準作修改。

 5.4.3

 公司內(nèi)部管理規(guī)定的位次為:公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定一一組織規(guī)定一一業(yè)務(wù)規(guī)定一一實施細則、步驟等規(guī)定(事務(wù)指導書、作業(yè)指導書等)。凡是下位規(guī)定與上位規(guī)定的內(nèi)容相悖的,下位規(guī)定作廢服從上位規(guī)定。

 5.4.4 在日常工作中,發(fā)現(xiàn)同位規(guī)定有矛盾的,由管理部長負責調(diào)整。

 5.4.5

 因法令、上位規(guī)定的修改或廢除造成規(guī)定修改時,由編寫部門修改,并填寫規(guī)定修改履歷表,見附件 5;經(jīng)相關(guān)部門在會簽單上會簽后,交到總務(wù)辦處,經(jīng)總經(jīng)理批準后,新規(guī)定從實施日起生效。

 5.4.6 規(guī)定不宣布廢除,一直有效。

 5.5 修改 5.5.1

 修改時將初版文件表頭中的“編制部門”與“編制”欄改為“修訂部門”與“修訂”欄,見附件 4。修改人應(yīng)填寫會簽單到相關(guān)部門(規(guī)定內(nèi)容涉及到的部門)會簽,并填寫規(guī)定修改履歷表,見附件 5。修改人將改過的規(guī)定與會簽單同時交總務(wù)辦。

 5.5.2

 規(guī)定自編制或修改后,3 年內(nèi)作定期修改,由總務(wù)辦提前 2 個月(手冊類 4 個月)以電子版形式向各部門部長和文件管理負責人下達“公司級規(guī)定(定期)修改通知書”(可以月為單位進行下達),見附件 3。

 5.5.3

 各部收到“公司級規(guī)定(定期)修改通知書”后,修訂時間給予 10個工作日,手冊類給予 20 個工作日。

 5.5.4

 總務(wù)辦在下發(fā)修改后的規(guī)定時,原版的舊規(guī)定需封存 5 年后銷毀。各部門在收到新規(guī)定的同時,將舊規(guī)定交給發(fā)行部門進行銷毀。廢除的規(guī)定會簽后,總務(wù)辦負責將廢除的的規(guī)定,封存 5 年后銷毀。向上級主管部門呈報的紅頭文件、報告和請示,永久保存。

 5.6

 格式 5.6.1 規(guī)定的格式統(tǒng)一按附件 4 的要求。

 5.6.2 向上級主管部門報送的紅頭文件、報告和請示按 GB/T 9704-1999 國家

 行政機關(guān)公文格式的要求編寫。

 5.7

 發(fā)布 5.7.1 向上級主管部門呈報的報告、請示等紅頭文件,要送達主管部門和抄送部門并留兩份存檔。

 5.7.2 公司規(guī)定發(fā)行到各部門時,部門文件管理負責人應(yīng)在簽收單上簽收,簽收單見附件 6。

 5.7.3 各部門應(yīng)把兼職的文件管理負責人書面報管理部總務(wù)辦,如有變更也應(yīng)書面通知總務(wù)辦。

 5.7.4

 管理部總務(wù)辦制定各部門的文件管理負責人一覽表。

 5.8

 保存與管理 5.8.1

 各部門的文件管理負責人統(tǒng)一保存和管理本部門的規(guī)定、報告,及時更換,并保證所保管的文件為有效版本。

 5.8.2

 管理部總務(wù)辦保存修改前的原稿,直到該文件廢除 5 年后方可銷毀。

 5.8.3

 公司的規(guī)定、報告屬內(nèi)部文件,是公司機密,不得向外界傳播。但在業(yè)務(wù)上不得不向外界出示其內(nèi)容時,必須經(jīng)總務(wù)辦的書面同意。

 5.8.4

 總務(wù)辦保存已注明收件人、日期的簽收單。

 6

 附則 6.1

 本規(guī)定自批準之日起實施。

 6.2 本規(guī)定有六個附件:

 (1)規(guī)定分類 (2)

 公司規(guī)定、文件、報告會簽單 (3)公司規(guī)定(定期)修改通知書 (4)公司規(guī)定格式 (5)規(guī)定修改履歷表 (6)公司規(guī)定簽收單

 附件 1

 規(guī)定的分類

 級別分類 業(yè)務(wù)分類 編號 A 公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 1、公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 A/01-00 B

 組織類規(guī)定 1、組織管理方面的規(guī)定 2、業(yè)務(wù)分擔的規(guī)定 3、委員會的規(guī)定 B/01-00 B/02-00 B/03-00 C

 業(yè)務(wù)類規(guī)定 1、營銷方面的規(guī)定 2、總務(wù)、后勤方面的規(guī)定 3、勞動、工資方面的規(guī)定 4、職業(yè)健康安全、環(huán)保方面的規(guī)定 5、財務(wù)方面的規(guī)定 6、技術(shù)與信息系統(tǒng)方面的規(guī)定 7、生產(chǎn)與制造技術(shù)及設(shè)備能源方面的規(guī)定 8、采購方面的規(guī)定 9、采購產(chǎn)量方面的規(guī)定 10、壓力容器方面的規(guī)定

 C/01-00 C/02-00 C/03-00 C/04-00 C/05-00 C/06-00 C/07-00 C/08-00 C/09-00 C/10-00

 附件 2 公司級規(guī)定、文件、報告會簽單 編號

 名稱

 性質(zhì) 新建 修改 廢除 主要內(nèi)容

  編寫部門 部長

 科長

 負責人

 年

 月

 日 年

 月

 日 年

 月

 日 部門名稱

 相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 部門名稱

  相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 部門名稱

  相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 部門名稱

  相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 部門名稱

  相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 部門名稱

  相關(guān)意見

 部長

 年

 月

 日 公司領(lǐng)導

  相關(guān)意見

 總會計師 年

 月

 日 公司領(lǐng)導

  相關(guān)意見

 副總經(jīng)理 年

 月

 日 公司領(lǐng)導

  相關(guān)意見

 副總經(jīng)理 年

 月

 日 工會 □不征求 □征求 相關(guān)意見

 主席 年

 月

 日 批準

  年

  月

 日

 管理部長

 年 月 日 總務(wù)辦 年

 月

 日

 附件 3 _______________部長

 公司級規(guī)定(定期)修改通知書 茲委托你部門對與己相關(guān)的規(guī)定作定期修改,規(guī)定名稱和完成日期見下表。本通知根據(jù)《公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定》第 4.5.2 的內(nèi)容下達。

 按時完成為盼。

 總務(wù)辦_________________

  ________年______月_____日

 序號 規(guī)定編號 規(guī)定名稱 發(fā)布日期 版次 主管部門 修改完成日期 完成情況

  年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

 年 月 日

  注:公司級規(guī)定(定期)修改通知書以掃描電子版形式傳給各部門部長及文件管理負責人。發(fā)行部門將保留正規(guī)審批過的原件,以備查詢。

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