大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設探析
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 短文摘抄 點擊:
摘 要:本文從大數(shù)據(jù)應用特點出發(fā),分析當前人事代理制度下的人事檔案管理面臨觀念和認識的挑戰(zhàn)、創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)、標準化法制化的挑戰(zhàn)、技術支持不全面的挑戰(zhàn)四大問題,提出要從人事代理檔案管理的內(nèi)涵認識其信息化建設的意義和作用,并從轉(zhuǎn)變觀念、隊伍建設、新技術應用等角度,對加快推進人事代理檔案信息化的對策和路徑作了深入探討。
關鍵詞:人事代理;檔案管理;信息化;策略
1 大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設存在的主要問題
1.1 觀念和認識的挑戰(zhàn)。由于人事代理檔案管理是我國經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)型時期衍生出的一個新的人力資源檔案管理方式,目前社會上對這個新的管理方式還存在諸多認識和實踐上的偏差:多數(shù)人知道人事代理檔案管理是一種新的檔案管理方式,但對人事代理檔案管理功能的內(nèi)涵和外延缺乏了解。近些年走向社會并流轉(zhuǎn)工作崗位的人雖然按照人事代理的管理方式,使用了人事代理檔案管理,但對人事代理檔案管理的很多功能和作用缺乏了解,也有部分人員將檔案進行人事代理后就不聞不問,形成“死檔”,部分人員與人才管理中心簽訂人事代理協(xié)議后,僅把人事代理檔案管理視為自己申報職稱或開具證明的手段,一旦達到簡單的目的,很少及時傳遞檔案,形成人才中心人事代理檔案管理出現(xiàn)許多“空白檔”。以上種種現(xiàn)象表明:人事代理檔案管理信息化建設滯后,使這項新的人力資源檔案管理方式,沒有充分發(fā)揮出它應有的服務作用。
1.2 創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計算機技術進行人事代理檔案管理,是一種管理方法上的創(chuàng)新,但現(xiàn)代信息技術在信息利用快捷方便的同時,保障信息安全問題更加凸顯出來。一方面現(xiàn)代信息技術和國際互聯(lián)網(wǎng)技術本身存在安全缺陷,計算機硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊,同時受到停電和自然災害的影響會造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題,遠比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多,加之信息時代,由于人們逐利思想傾向的發(fā)展,人事檔案信息資源被盜賣的風險急劇加大,必須用技術創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進行排除。所以,信息化時代的人事代理檔案管理,創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。
1.3 標準化、法制化的挑戰(zhàn)。人事代理檔案管理的標準化是人事檔案管理能否達到方便快捷、高效利用和資源共享的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)人事檔案管理只是在管理環(huán)節(jié)有一定管理規(guī)范,在管理內(nèi)容中沒有系統(tǒng)的標準化要求,現(xiàn)代信息技術管理人事檔案必須解決標準化問題。標準化必須緊密貼合各行業(yè)的人力資源管理工作。對人事檔案和各種人事管理事務制定系統(tǒng)化的管理標準,比如有調(diào)動管理、獎懲記錄、合同管理等眾多的人事管理等,系統(tǒng)化標準還必須針對企事業(yè)不同的人事管理需求而設計,功能要簡潔專業(yè),有利于提高人事管理效率,同時還要安裝方便,系統(tǒng)易學易用,使人事管理更簡單。
1.4 技術支持不全面的挑戰(zhàn)。以往傳統(tǒng)的人事檔案管理習慣于收集整理、立卷歸檔、查閱轉(zhuǎn)檔的管理模式,轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化微機管理模式的過程中,往往還是采用以往的管理模式,先手工立卷歸檔,再手工錄入,編制檢索工具,再將檢索工具輸入微機進行儲存,結(jié)果事倍功半,這里原因是多方面的,但主要原因是電子歸檔缺乏一套實用便捷的電子軟件,檔案錄入信息技術支持的不全面是目前存在的突出問題,當前一些單位采用電子平板掃描技術,雖然部分解決了原始檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化中的一些效率問題,但在準確率、保密性能等方面仍然存在許多技術問題。
2 以時代眼光從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵認識其信息化建設的意義和作用
人事代理檔案管理制度是人力資源管理方式的一種檔案管理制度創(chuàng)新,它的產(chǎn)生與存在是與我國在經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)型時期的人力資源配置緊密相連的,可以說是與社會主義市場經(jīng)濟體制相適應的人事檔案管理方式。人事代理檔案管理制度不僅對市場經(jīng)濟條件下企事業(yè)單位合理勞動力配置提供了便利和快捷,也是對我國勞動用工制度改革的支持和優(yōu)化,對推進社會主義市場經(jīng)濟條件下經(jīng)濟社會的有序穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著至關重要的作用,所以,加強人事代理檔案管理信息化建設,應該從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵上,深刻認識其信息化建設的意義和作用。
傳統(tǒng)人事檔案管理工作的外延和內(nèi)涵主要包括相關人員的檔案收集移交、整理分類、保存管理、查閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié),大數(shù)據(jù)背景下人事代理檔案管理工作的外延和內(nèi)涵擴大了許多,其仍然保持著傳統(tǒng)檔案的保存、管理和傳遞等基本要素,仍然具有查閱個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄材料的基本內(nèi)涵;依然發(fā)揮著為個人入職、升學、流動、晉職提供方便,為用人部門、組織人事部門考察某個人提供原始材料信息的雙重功能。但由于大數(shù)據(jù)時代的特點,使人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生較多的拓展,主要包括以下四個方面:
一是“信息數(shù)據(jù)量大”。為方便企事業(yè)單位選人用人工作的需要,人事代理檔案管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)現(xiàn)代化手段的采集信息量大優(yōu)勢,對被管理服務對象的個人相關數(shù)據(jù)做到充分搜集,不僅包括基本人事信息,而且包括社會關系、德能勤績、社會誠信等信息。
二是“涉及范圍廣”。為方便被管理服務對象的使用,要圍繞新形勢下的社會保障做好人事代理工作,把勞動力的醫(yī)保金、失業(yè)金、再就業(yè)狀況、住房公積金、養(yǎng)老金等信息準確無誤地包括進來。
三是“服務層次深”。 為方便被管理服務對象就業(yè)再就業(yè)需要,要圍繞不同學歷、不同年齡段、不同專業(yè)、不同層次的人力資源開發(fā)進行深層次的服務,包括人事政策法規(guī)咨詢服務、職業(yè)培訓信息咨詢、就業(yè)招應聘信息服務等。
四是“適應變化快”。為方便招聘、應聘人事工作的需要,要發(fā)揮信息時代變化快的特點和優(yōu)勢,在廣泛采集信息的基礎上,盡量完善人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫建設,及時跟蹤更新和修改變化了的個人檔案信息,保證其檔案信息的準確性,添加數(shù)據(jù)庫的編輯功能,增加分類統(tǒng)計功能,便于分類集中查詢,添加組合查詢功能,使人力資源數(shù)據(jù)庫在資源共享中發(fā)揮作用。
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