試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:
摘 要:檔案管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的重要內(nèi)容,隨著近些年現(xiàn)代化技術(shù)的推進(jìn),科技水平穩(wěn)步提升,檔案管理也向著信息化發(fā)展。對(duì)風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目來(lái)說(shuō),為進(jìn)一步提高檔案管理水平,也積極配置了信息化管理軟件,正在由傳統(tǒng)手動(dòng)勞作向技術(shù)型辦公設(shè)備發(fā)展,使工程檔案資料得到更合理、有效的利用。本文主要分析了風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的特點(diǎn),并對(duì)檔案信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)參考意見。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化;特點(diǎn);管理
企業(yè)在發(fā)展的進(jìn)程中通過檔案獲取所需數(shù)據(jù)信息,為決策者提供重要的參考,檔案資料管理的水平是影響企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)風(fēng)力發(fā)電工程企業(yè)來(lái)說(shuō),加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高檔案管理水平具有現(xiàn)實(shí)意義,影響企業(yè)工程的最終質(zhì)量,進(jìn)而影響企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的今天,工程檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
1 工程檔案信息化建設(shè)管理的意義
1.1 提升工程檔案管理水平
檔案信息化建設(shè)對(duì)工程檔案管理有重要作用,可促進(jìn)工程檔案管理整體水平的提升。從當(dāng)前情況看,我國(guó)各類工程企業(yè)在檔案管理工作方面都存在不足之處,其中管理水平不足日益凸顯。工程檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,比如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,對(duì)提高管理水平都有重大意義[1],可促進(jìn)工程檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。如此一來(lái)不但有助于工程信息檔案有效存儲(chǔ),同時(shí)也有利于充分利用,整個(gè)領(lǐng)域得以拓展。
1.2 提高資源共享率
通過計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)使用有助于提高工程檔案資源共享率,加大對(duì)工程檔案資源的開發(fā)力度,將工程檔案信息化作為主要目標(biāo),開發(fā)一套統(tǒng)一、規(guī)范的軟件,在全國(guó)使用,提升工程檔案利用率,產(chǎn)生實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。
2 風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的特點(diǎn)
風(fēng)能屬于可再生能源,對(duì)生態(tài)環(huán)境保護(hù)有重要意義。風(fēng)力發(fā)電的檔案資料管理工作主要內(nèi)容為記錄工程建設(shè)階段的相關(guān)情況,將工程建設(shè)情況系統(tǒng)性的反映出來(lái),F(xiàn)將風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作特點(diǎn)概括為以下幾方面:
2.1 檔案管理人員的技術(shù)能力要求
檔案在工程建設(shè)中具有指導(dǎo)性意義,為工程開展提供相應(yīng)的參考資料。工程竣工驗(yàn)收時(shí)會(huì)將其移交至管理方,確保風(fēng)力發(fā)電工程的安全性和穩(wěn)定性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下,檔案管理逐漸受到企業(yè)的重視,在工程改建及擴(kuò)建中占據(jù)一席之地。要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和現(xiàn)代辦公設(shè)備使用能力,學(xué)會(huì)應(yīng)用擬定圖紙、文件資料,有效處理電子檔案。
2.2 檔案管理人員的責(zé)任感要求
工程檔案管理是企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)保護(hù)資源,有助于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?⒐n案的擬定工作具有一定復(fù)雜性,要求管理人員具備良好的責(zé)任意識(shí),自覺的嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定以及行業(yè)規(guī)定執(zhí)行工作,做到愛崗敬業(yè),積極提高工作質(zhì)量。
2.3 存檔資料收集及時(shí)性的要求
風(fēng)力發(fā)電的建設(shè)工程涉及的管理單位和施工單位諸多,有關(guān)參建人員經(jīng)常出現(xiàn)變動(dòng),需將存檔資料及時(shí)收集好,為材料歸納工作開展奠定基礎(chǔ)。
2.4 存檔資料技術(shù)性的要求
風(fēng)力發(fā)電工程本身就具備較強(qiáng)的技術(shù)性,涉及諸多學(xué)科,工程具有系統(tǒng)性特點(diǎn),檔案資料存檔應(yīng)保證科學(xué)、合理、規(guī)范。不但要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí),同時(shí)還需對(duì)風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程有所了解,且具備一定的專業(yè)技術(shù)水平。只有這樣才能為檔案管理奠定基礎(chǔ)。
3 檔案信息化建設(shè)和工程檔案管理的意見
3.1 加大資金支持,創(chuàng)新管理思路
檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化管理,就離不開領(lǐng)導(dǎo)人員和資金的支持,同時(shí)也需要思路創(chuàng)新。首先,向領(lǐng)導(dǎo)人員說(shuō)明檔案管理的意義,尤其是當(dāng)今科技飛速發(fā)展的情況下,檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量,對(duì)企業(yè)相關(guān)決策提供重要參考依據(jù),引起領(lǐng)導(dǎo)人員的重視,在單位每年的財(cái)政預(yù)算中融入檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)[2]。其次,對(duì)檔案資源加大開發(fā)利用力度,充分結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和政務(wù)網(wǎng)建設(shè),為社會(huì)政治與經(jīng)濟(jì)建設(shè)積極提供服務(wù),促進(jìn)地位提升。最后,通過檔案資源進(jìn)行有償服務(wù),加強(qiáng)檔案資源服務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)新,提升檔案管理價(jià)值,為企業(yè)發(fā)展奠定牢固基礎(chǔ)。
3.2 檔案信息化建設(shè)有目標(biāo)、有計(jì)劃的進(jìn)行
檔案信息化建設(shè)可從以下幾方面開展:首先,構(gòu)建電子檔案與全息數(shù)據(jù)庫(kù),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管管理模式,采用點(diǎn)在檔案信息化管理,擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)空間;其次,通過計(jì)算機(jī)軟件的使用,構(gòu)建電子管理系統(tǒng),將檔案信息資源進(jìn)行有效整理、分類、加工,使查詢更加省時(shí)省力[3];最后,搭建檔案信息服務(wù)中心和網(wǎng)站平臺(tái),促使檔案信息在網(wǎng)絡(luò)的支持下快速傳遞,使檔案信息為企業(yè)乃至社會(huì)提供更好的服務(wù);鶎訖n案管理信息化建設(shè)應(yīng)做到有目標(biāo)、有計(jì)劃、有規(guī)律的實(shí)施。應(yīng)用檔案錄入至數(shù)據(jù)管理至數(shù)據(jù)處理再至數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾麛?shù)據(jù)鏈條。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況建立檔案信息化保障系統(tǒng),使檔案信息資源得到最佳合理配置,提高檔案資源利用率,使檔案管理切實(shí)發(fā)揮實(shí)際作用,為企業(yè)發(fā)展提供所需資料。
3.3 對(duì)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改革
我國(guó)已經(jīng)邁入信息化時(shí)代,傳統(tǒng)的服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前工程建設(shè)企業(yè)發(fā)展需求。檔案部門急需對(duì)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改革創(chuàng)新,積極應(yīng)用新科技和新思維做好信息資源開發(fā)工作,為企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展貢獻(xiàn)力量。首先,計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。從目前來(lái)看,檔案部門基本都已達(dá)到了計(jì)算機(jī)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),比如小型檔案室管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等都已受到重視,得到有效應(yīng)用[4]。市面上如今的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)各種各樣,國(guó)家檔案部門應(yīng)加強(qiáng)管理,完善有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,以免檔案資源重復(fù)開發(fā),加強(qiáng)市場(chǎng)管理,使市場(chǎng)更加規(guī)范;其次,縮微技術(shù)服務(wù)?s微技術(shù)服務(wù)在檔案館中的使用并不少見,主要應(yīng)用于針對(duì)檔案的管理,管理效果較好,尤其是對(duì)檔案圖紙的管理應(yīng)用價(jià)值較高,有效節(jié)省了管庫(kù)空間、節(jié)約了人力投入;最后,光盤存儲(chǔ)服務(wù)。光盤存儲(chǔ)的特點(diǎn)為處理迅速、存儲(chǔ)容量大,在檔案信息全文檢索、參考查詢以及編目中廣泛應(yīng)用。
3.4 構(gòu)建完善的工程檔案信息管理制度
檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)過程,檔案管理人員還應(yīng)給與工程檔案信息管理足夠重視。這是因?yàn)轱L(fēng)力發(fā)電企業(yè)在整個(gè)工程建設(shè)中,檔案也存在多元化特點(diǎn),不管是確定工程項(xiàng)目或是項(xiàng)目改革,檔案行程都是必須建立的內(nèi)容,保證檔案管理的質(zhì)量。首先,負(fù)責(zé)檔案信息管理的人員需分析檔案信息化建設(shè)的難易程度,明確為什么要進(jìn)行檔案信息管理。要求檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn),積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和技能,并參加軟件研發(fā)工作[5],根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況選取適合的檔案工程管理軟件進(jìn)行檔案管理。其次,對(duì)檔案信息化管理制度加以完善,不在局限于傳統(tǒng)檔案管模式的局限性,使工程信息共享更加便捷,為檔案管理創(chuàng)造有利條件,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案管理優(yōu)勢(shì)。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,檔案信息化建設(shè)對(duì)工程企業(yè)發(fā)展有重要作用,有助于提高企業(yè)的管理水平,保證工程質(zhì)量。對(duì)風(fēng)力發(fā)電企業(yè)來(lái)說(shuō),還應(yīng)建立健全的檔案管理工作機(jī)制,并確保工程建設(shè)竣工資料的規(guī)范性和完整性,可將工程建設(shè)情況清晰的反映出來(lái)。同時(shí),檔案管理人員應(yīng)提高自身的專業(yè)水平,促進(jìn)工程建設(shè)順利開展。
參考文獻(xiàn)
[1]潘悅.試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施[J].工程技術(shù):全文版,2016(12):00303-00303.
[2]孫莉.論工程檔案管理工作與電子信息化建設(shè)[J].學(xué)園:學(xué)者的精神家園,2016(31):156-158.
[3]王立俠.談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J].建材發(fā)展導(dǎo)向:下,2017,15(6):358-358.
[4]李兵.試論高?蒲袡n案的信息化與規(guī)范化建設(shè)[J].廣西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2017,28(1):89-92.
[5]秦虎.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].工程技術(shù):文摘版,2016(10):274-274.
相關(guān)熱詞搜索:信息化建設(shè) 檔案管理 試論 檔案 工程
熱點(diǎn)文章閱讀