【摘要】：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，它們?cè)诟鱾�(gè)行業(yè)中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。在當(dāng)前檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案管理的水平，不僅大大提高了檔案管理的效率，而且為檔案的利用打下了良好的基礎(chǔ)。文中就如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了具體的闡述。
　　【關(guān)鍵字】：檔案 信息化管理 建設(shè)
　　檔案是由社會(huì)活動(dòng)中的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人直接形成的歷史記錄，具有文字、圖表、視聽等形式的保存價(jià)值和載體。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。但是，目前許多單位的檔案管理存在著數(shù)量過(guò)多、存儲(chǔ)條件差、檢索利用率低、管理人員知識(shí)單一等問題。解決這些問題的最佳途徑是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化？那么必須要重視檔案管理信息化建設(shè)，加快硬件設(shè)施建設(shè)，建立規(guī)范化的管理機(jī)制，建立復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)。
　　一、更新觀念，重視檔案管理信息化建設(shè)
　　要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，實(shí)現(xiàn)檔案信息化對(duì)單位管理創(chuàng)新發(fā)展的重要性，把檔案信息化推向單位發(fā)展和改革的高度，做好檔案工作。要實(shí)踐，努力實(shí)現(xiàn)“三入”和“四�！��！叭�入”是指將檔案工作放入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程上，納入部門考核，納入檔案館職責(zé)范圍。“四�！笔穷I(lǐng)導(dǎo)保障、人員保障、時(shí)間保障和財(cái)政保障。這是加快單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的根本保證。只有通過(guò)多種形式的宣傳，增強(qiáng)人們的信息意識(shí)和檔案觀念，將靜態(tài)檔案信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)信息，才能更好地開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，檔案信息化建設(shè)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。
　　檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。
　　二、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化
　　應(yīng)及時(shí)配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、CD-ROM記錄儀和現(xiàn)代化檔案管理所需的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和微型化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快實(shí)用、通用軟件的開發(fā)，加快檔案信息數(shù)字化。
　　同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的利用工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益，只有這樣才能信息化檔案利用效果提高。
　　三、建立規(guī)范的管理機(jī)制
　　在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為了明確相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，有必要從實(shí)際的角度建立規(guī)范化的管理機(jī)制。
　　1，創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理部門應(yīng)建立適合信息化建設(shè)的檔案管理體系。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案的工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別是對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子文件安全和電子檔案的完整性。
　　2，統(tǒng)一文件管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。這對(duì)檔案管理部門來(lái)說(shuō)是必要的�；�于這一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。這也是衡量工作效率的標(biāo)準(zhǔn)。
　　四、建立復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)
　　檔案管理人員的建設(shè)是檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化發(fā)展的速度和質(zhì)量。
　　1，提高檔案管理人員的信息意識(shí)。在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)需要實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)登記、輔助歸檔、編目、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和安全使用。這就要求檔案工作者不僅要熟悉電子文件的特點(diǎn)和電子文件的整體規(guī)范化管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保證檔案信息的完整性和安全性。
　　2，提高檔案管理人員的技能。檔案管理信息化是檔案管理工作者的一個(gè)全新領(lǐng)域。他們需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)。他們需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。他們需要與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理者溝通，參與管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。只有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍才能保證企業(yè)檔案管理信息化的順利發(fā)展。根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程的需要，應(yīng)從培養(yǎng)人才、引進(jìn)高素質(zhì)人才，他們熱愛檔案事業(yè)、技術(shù)知識(shí)專業(yè)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，只有這樣才能做好檔案事業(yè)。做好收集和分析檔案工作并利用信息提高工作效果，了解社會(huì)和生產(chǎn)部門對(duì)檔案的需求趨勢(shì)，分析和把握檔案的動(dòng)態(tài)利用，不斷完善和加強(qiáng)自身工作打下基礎(chǔ)，同時(shí)也是提高服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。當(dāng)然提高檔案人員的素質(zhì)要通過(guò)堅(jiān)持不懈，與時(shí)俱進(jìn)的培訓(xùn)，使檔案工作者能夠及時(shí)了解檔案的發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高自身的工作技能。檔案信息建設(shè)可以動(dòng)態(tài)管理檔案信息，保證檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，及時(shí)、準(zhǔn)確、快速地管理相關(guān)部門，提供資源和資料的資源配置，進(jìn)一步提高檔案的管理和利用率。檔案管理信息化建設(shè)需要大量的人力、財(cái)力和時(shí)間，對(duì)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。在新時(shí)期、新階段，應(yīng)采取有效的途徑，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，保持檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
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　　作者簡(jiǎn)介：譚敏，女，1982.02，眉山市彭山區(qū)人才流動(dòng)服務(wù)中心從事檔案管理工作。

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