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探討文書(shū)檔案管理工作中的信息化建設(shè)

發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:


  在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中,文書(shū)檔案管理工作是非常重要的組成部分,特別是在登記、查詢及管理等社會(huì)運(yùn)行環(huán)節(jié)中,文書(shū)檔案管理工作都起到非常重要的作用。并且,在文書(shū)檔案管理工作中,存在實(shí)效性差、文書(shū)檔案容易被破壞等方面的問(wèn)題。鑒于此,筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)基于信息化管理方式上的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了闡述。希望通過(guò)本文的論述,能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作者提供有價(jià)值的參考。
  在現(xiàn)代企業(yè)、學(xué)校、政府、單位等的運(yùn)行過(guò)程中,都包括文書(shū)檔案管理工作,該工作主要是對(duì)文書(shū)、檔案等文件進(jìn)行整理、收集及保存的主要工作,一旦該環(huán)節(jié)的工作出現(xiàn)問(wèn)題,就會(huì)造成文檔信息管理混亂的情況。同時(shí),文書(shū)檔案管理工作具有一定的隱秘性,采用科學(xué)、合理的方式對(duì)其進(jìn)行管理,是非常重要的工作方式。而隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理工作大都都建立在信息技術(shù)的管理方式上。下面,本文對(duì)相關(guān)方面展開(kāi)論述。
  1 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
  1.1 文書(shū)檔案使用的時(shí)效性差
  過(guò)去文書(shū)檔案管理人員在管理借閱實(shí)體文書(shū)檔案工作的過(guò)程中,必須到借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行工作,并通過(guò)人工的方式,完成文書(shū)檔案的尋找工作,所花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng),特別是對(duì)于對(duì)檔案存放情況不了解的工作人員,會(huì)對(duì)其查詢文書(shū)檔案帶來(lái)一定的困難。同時(shí),由于一些比較重要的文書(shū)檔案只有一份,當(dāng)該份文書(shū)檔案被其他人員借走時(shí),另一些需要借閱這些文書(shū)檔案的人員就可能與其產(chǎn)生一定的摩擦,使得文書(shū)檔案管理工作缺乏實(shí)效性。
  1.2 文書(shū)檔案容易被損壞
  人們?cè)谶^(guò)去管理文書(shū)檔案的過(guò)程中,一般都是以紙質(zhì)的形式對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行管理,這種管理方式運(yùn)用的時(shí)間比較長(zhǎng),也使得文書(shū)檔案本身具備一定的歷史價(jià)值。不過(guò),正是基于這種情況,在人們借閱、翻看文書(shū)檔案的過(guò)程中,可能出現(xiàn)損毀紙質(zhì)文書(shū)檔案的事件,且管理人員很難控制所有人員對(duì)文書(shū)檔案的使用及翻閱過(guò)程。鑒于此,人們一旦在翻看、使用文書(shū)檔案的過(guò)程中損壞了這些珍貴的資料,就會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的管理工作帶來(lái)非常不利的影響。
  2 文書(shū)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性
  在各領(lǐng)域信息化管理理念不斷深入的情況下,將信息化管理理念融入文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,能夠提高其管理的效率及管理水平。管理人員利用信息管理系統(tǒng),能夠清晰地查看到文書(shū)檔案的實(shí)際存儲(chǔ)情況,并對(duì)文書(shū)檔案被使用的具體情況進(jìn)行查詢;并且,在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下,有需要的人員也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解到文書(shū)檔案的保密性情況,對(duì)于一些比較珍貴的文書(shū)檔案,采用特別的方式進(jìn)行管理?傊,建立信息化的文書(shū)檔案管理體系,是提高工作效率,提升工作質(zhì)量的重要方式。
  3 文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建
  3.1 分類查詢系統(tǒng)
  在建立文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中,應(yīng)包含分類查詢系統(tǒng),對(duì)文書(shū)檔案的所有資料進(jìn)行分類管理,并未工作人員提供查詢服務(wù),能夠使工作人員與文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立有效的溝通。并且,在該系統(tǒng)中,應(yīng)將行政、財(cái)物等方面的信息錄入到文書(shū)檔案的信息管理系統(tǒng)中,提高其解決相關(guān)問(wèn)題的質(zhì)量。值得一提的是,文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)具有搜索功能,使用人員只需通過(guò)輸入編號(hào)、作者等相關(guān)信息就能夠進(jìn)行查詢。
  3.2 權(quán)限管理系統(tǒng)
  在文書(shū)檔案的信息管理系統(tǒng)中,應(yīng)包含權(quán)限管理系統(tǒng),并由該系統(tǒng)完成對(duì)用戶、管理者、系統(tǒng)維修人員等方面進(jìn)行管理。具體來(lái)說(shuō),一般用戶只能對(duì)系統(tǒng)中的文書(shū)檔案進(jìn)行查看及下載;而管理者能夠?qū)n案進(jìn)行上傳及修改;維修人員能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的管理方式進(jìn)行優(yōu)化?傊,針對(duì)文書(shū)檔案管理過(guò)程中不同的群體,應(yīng)對(duì)其權(quán)限范圍進(jìn)行明確的規(guī)劃,促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的有效進(jìn)行。
  3.3 文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)
  文書(shū)檔案管理工作主要是對(duì)文件、檔案進(jìn)行管理的工作,其信息管理系統(tǒng)主要包括檔案管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)及維護(hù)系統(tǒng)等幾方面的內(nèi)容。鑒于此,在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中,其整體結(jié)構(gòu)體系中應(yīng)包含上述所有方面的內(nèi)容。并且,在用戶進(jìn)行文書(shū)檔案的借閱過(guò)程中,應(yīng)先在系統(tǒng)上登錄自己的個(gè)人賬戶,再在此基礎(chǔ)上查詢自己想要了解的相關(guān)信息,并通過(guò)系統(tǒng)的直接閱讀及下載功能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查看。實(shí)踐證明,利用文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng),能夠進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的工作效率及工作質(zhì)量。
  綜上所述,在人類社會(huì)不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的現(xiàn)代社會(huì),傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式、管理理念及管理內(nèi)容已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際需求,人們必須進(jìn)一步優(yōu)化文書(shū)檔案的管理方式,提高管理效率、提升圖書(shū)檔案工作的管理水平,為相關(guān)工作的展開(kāi)提供良好的基礎(chǔ)。在這一基礎(chǔ)上,本文對(duì)現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述;并且,對(duì)文書(shū)檔案管理工作信息化建設(shè)必要性及信息管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建方式方面進(jìn)行了闡述。相信在相關(guān)部門及工作人員的共同努力下,文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量將會(huì)不斷提高。
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