摘 要：成人教育檔案管理水平是衡量一個學校教育質(zhì)量和管理效果的標準，也是成人教育發(fā)展過程的真實記錄和歷史見證。檔案信息是開展成人教育教學的主要信息來源，建立完善的檔案管理體系對教學研究起到積極的作用。本文主要就成人教育檔案管理工作的意義和作用進行探討。
　　關鍵詞：成人教育；檔案管理；意義；作用
　　成人教育檔案是高校管理活動中具有保存價值的重要文件，做好檔案管理工作對于提高成人教育管理質(zhì)量，促進成人教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。近幾年來，隨著成人教育的不斷發(fā)展，檔案管理的的需求也在不斷的增長，對檔案管理的要求也在不斷提高，信息化、系統(tǒng)化的管理方式被廣泛使用，更能適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。
　　1 成人教育檔案管理的意義
　　1.1 強化檔案管理能有效確保檔案材料的完整度
　　成人檔案的內(nèi)容相對豐富，涵蓋了學生從入校到畢業(yè)以及畢業(yè)之前的各種信息和具體表現(xiàn)，而且檔案形成的周期較長，材料形成時間分散，在此過程中稍有疏忽就會造成材料的損失，從而使得材料的完整度受到破壞，一些材料的存放比較分散，例如有的存放于教育管理處，有的存放于院系教學部門，導致材料不集中。除此之外，一些材料中含有學生的身份證號和出生信息等，屬于個人隱私，需要對其進行保密。檔案管理工作的有效實施可以使得一些重要材料更好的保存，隨著信息化水平的不斷提高，檔案管理過程中使用數(shù)據(jù)庫管理相對廣泛，可以利用數(shù)據(jù)庫的自動閉鎖功能對一些存在的隱私情況進行保密，避免了隱私泄漏給學生帶來的麻煩。
　　1.2 強化檔案管理能提高檔案的利用效率
　　根據(jù)統(tǒng)計顯示，在所有的高校學生檔案使用中，利用率最高的就是成人教育學生的檔案，學生需要專升本或是考研、去國外學習、補辦畢業(yè)證等都需要用到教育檔案。除此之外，隨著技術的發(fā)展，學歷造假越來越多，用人單位為了能夠招聘到基礎能力較強的技術性人才，需要對證書進行鑒定，在鑒定中自然就會用到學生檔案，但是一些檔案由于管理不善就會造成丟失，或是在檔案移交過程中出現(xiàn)一些錯誤，阻礙了人事部門的查詢。做好教育檔案的管理工作可以從根本上避免這些問題的發(fā)生，利用計算機管理檔案可以對檔案信息加以備份，避免紙質(zhì)檔案的撕毀現(xiàn)象發(fā)生，也可以對丟失的檔案信息在其備份中查詢，方便用人單位的查詢，一定程度上提高了檔案的利用效率。
　　除此之外，成人教育檔案管理的不斷加強有利于用人單位擇優(yōu)選聘人才，現(xiàn)代企業(yè)的競爭一定程度上是人才的競爭，用人單位選用人才的標準是德才兼?zhèn)�、高素質(zhì)的全面發(fā)展的人才，他們在人才選用的過程中希望通過學校對應聘學生的真實表現(xiàn)和實際水平進行了解，這樣可以幫助他們在眾多學生中選擇較為優(yōu)秀的人才。學生檔案可以滿足用人單位的要求，查閱檔案可以讓用人單位更加快捷的了解學生的知識、能力和素養(yǎng)，確保他們錄用到思想品德好、政治覺悟高又具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬拧?br>　　1.3 強化檔案管理能提高教學質(zhì)量
　　學生檔案可以幫助教師了解學生的具體情況，包括他們的政治思想、學習能力和家庭情況等，只有對學生進行全面了解，才能消除教師和學生之間的隔閡，拉近師生之間的距離，使得教師更具有親和力，激發(fā)學生學習的興趣，更好的促進教學發(fā)展。除此之外，教師通過學生檔案可以了解學生的學習成績以及愛好等，在教學的過程中可以因人而異，因材施教，提高學生整體水平和知識，全面提高學生的素質(zhì)，還可以根據(jù)學生的能力對教學過程進行全面的分析和改革，使得教學內(nèi)容能夠反映學生的實際情況，進而提高學校整體教學質(zhì)量。
　　2 成人教育檔案管理的作用
　　檔案是學生各項信息的原始記錄，也是學生在學校學習中的歷史見證，一定程度上可以反映教育活動的發(fā)展情況。具有總結學習中的經(jīng)驗教訓，為管理人員提供數(shù)據(jù)和資料，提高管理工作效率的作用。在成人教育不斷發(fā)展的過程中，教育檔案的管理內(nèi)容逐漸從單一性向多樣性的綜合管理方式發(fā)展，在不斷發(fā)展中豐富了管理內(nèi)容，也使得管理部門更加齊全。隨著成人教育的繁榮發(fā)展，成人檔案管理也在發(fā)揮著自身存在的價值和作用。學校成人檔案管理范圍一般包括四個方面，首先是文書檔案材料，其次是招生工作材料，緊接著是學籍管理材料，最后一項是教學管理材料。
　　1、文書檔案材料的主要內(nèi)容主要包括上級下達的關于成人教育工作的文件，教學改革方法的文件，學生培養(yǎng)的目標和培養(yǎng)層次的文件，每個學生的學制等，除此之外，還有成人教育的具體規(guī)劃和實施成人教育的計劃，在成人教育中應該遵守的規(guī)章制度，管理人員的會議記錄和課題研究報告，對成人教學的檢查和系通評估，對一些優(yōu)秀的教學質(zhì)量進行獎勵的材料等。
　　2、招生工作材料的主要內(nèi)容包括成人教育招生具體計劃，與招生有關的工作文件，成人教育招生的簡章和宣傳單，所有新生的錄取名單，新生錄取通知書，還有招生工作情況的總結資料等。
　　3、學籍管理材料的主要內(nèi)容包括新生詳細信息表，新生在注冊學籍時候填的表格，學籍變更材料，學位申報名單，授予學位的學生名單以及學位授予通知，畢業(yè)生的名單表，畢業(yè)班的集體照，所有畢業(yè)學生的聯(lián)系方式，畢業(yè)證領取簽收冊，學生在校期間的獎勵和處分材料，優(yōu)秀班干部評選以及優(yōu)秀畢業(yè)生評選名單。
　　4、教學管理材料的具體內(nèi)容有不同層次不同專業(yè)的教學計劃和教學大綱，具體教學情況安排表，課程設置的目的及要求，教學進度表，課程表，考試的試題庫和各科考試試卷，考試中考場登記表，考試完成后的試卷分析表，學生成績單和整個學期的考勤表，畢業(yè)論文以及評審意見。
　　在成人教育的過程中，管理者會根據(jù)工作需要制定和總結各種文件和材料，這些工作材料的制定體現(xiàn)了他們的工作意愿，工作目標和具體追求，通過材料可以反映出當時制作者的一種思想觀和工作方法。材料在成人教育工作中的使用對特定時期的教學開展起著指導作用，可以促進學校組織和開展教育活動和管理工作。雖然在后期的教學中這些資料不具有原先的教育效果，但是作為一種過時的材料也具有其保存的意義。管理者在管理的過程中可以對過去的檔案進行查閱，從中吸取經(jīng)驗和教訓，針對工作需要再次提出新的管理方法和意見，促進教學的合理化，使得教學制度更加完善，讓成人教育工作做得更好，促進成人教育的快速發(fā)展。此外，管理者可以通過分析大量的檔案材料，從中找出管理的具體規(guī)律性問題，從中得到新思路、新觀點，使得成人教育改革進一步得到深化，為教學管理的有效進行提供依據(jù)，更好地提高教學質(zhì)量。
　　3 結束語
　　檔案管理工作是一項基礎性的工作，其管理程序相對復雜，對管理的質(zhì)量要求較高，對管理人員的責任意識要求嚴格，要想更好的發(fā)揮其作用，就要不斷提高其管理能力，培養(yǎng)管理人員的職業(yè)道德和責任意識，使得檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在服務的過程中變被動為主動，在管理的過程中吸取經(jīng)驗教訓，積極探索行之有效的管理方法，使成人檔案管理在教育和科研方面發(fā)揮起到關鍵作用，為社會發(fā)展提供更多的技術性和創(chuàng)新型人才。
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